Offerte opmaken en versturen (test) - Onboarding

Nu je een testdossier hebt aangemaakt met inventaris, ga je de offerte opmaken. Het systeem vult automatisch de regels in op basis van je pakket en taxatie. Jij controleert of alles klopt.

Stap 1 - Offerte aanmaken

Ga terug naar het dossier en klik op Offerte aanmaken.

Wat er automatisch gebeurt

Het systeem vult de offerteregels automatisch in op basis van: - Het pakket dat aan het dossier hangt - De inventaris uit de taxatie (volume, aantallen) - De diensten die je hebt geselecteerd

Stap 2 - Controleer de offerteregels

Loop elke regel na:

Regel	Check
Verhuiskosten	Klopt het bedrag op basis van de kubus en je tarief?
Administratiekosten	Staat het juiste vaste bedrag?
Dozenservice	Staat deze regel er (als je de dienst hebt geselecteerd)?
Demonteren/monteren	Staat deze regel er (als je de dienst hebt geselecteerd)?
Regels die je NIET hebt geselecteerd	Staan die er NIET? (als "negeer nulregels" aanstaat)

Eventueel aanpassen

Je kunt bedragen, aantallen en omschrijvingen handmatig aanpassen. Test dit ook: wijzig een bedrag en controleer of het totaal correct wordt bijgewerkt.

Klik op Concept opslaan.

Tip: Bekijk de PDF-preview van je concept-offerte. Klopt de layout? Staat je logo goed? Kloppen de variabelen (je naam, je adres)? Is er geen ongewenste witruimte? Dit is het moment om problemen te ontdekken.

Stap 3 - Offerte versturen naar je eigen e-mail

Als de concept-offerte er goed uitziet:

Klik op Offerte versturen
Het systeem stuurt een e-mail naar het adres dat je bij de klant hebt ingevuld (je eigen e-mailadres)
De dossierstatus verandert naar Verzonden

Controleer je inbox

Open je e-mail en zoek het offertebericht. Controleer:

Wat	Check
E-mail ontvangen?	Ja/Nee (check ook je spamfolder)
Onderwerp	Klopt het onderwerp van de e-mail?
Huisstijl	Logo, kleuren, badges - ziet het er professioneel uit?
Tekst	Is de tekst correct? Kloppen de variabelen?
PDF-bijlage	Is de offerte als PDF bijgevoegd?
Acceptatielink	Is er een link om de offerte te bekijken en te tekenen?

Let op: Ontvang je geen e-mail? Controleer je spamfolder. Staat de e-mail ook niet in spam? Controleer of het e-mailadres bij de klant correct is ingevuld.

Stap 4 - Offerte accepteren

Nu ga je de offerte accepteren - precies zoals je klant dat straks doet.

Klik op de acceptatielink in de e-mail
Je komt op de acceptatiepagina waar je:
De offerte kunt bekijken (scrollbaar)
Optionele regels kunt aan- of uitzetten (als je interactieve offerte hebt)
De prijs ziet updaten op basis van je keuzes
Zet je digitale handtekening (met je vinger op telefoon/tablet, of met je muis op desktop)
Klik op Akkoord

Wat er daarna gebeurt

Jij ontvangt een bevestigingsmail (als je het bericht "Klant akkoord" aan hebt staan)
In het systeem verschijnt een taak: "Klant akkoord"
De dossierstatus verandert naar Akkoord

Ga terug naar Bas en controleer of de status is veranderd. Zie je de taak "Klant akkoord" in je takenlijst?

Tip: Test de acceptatie ook op je telefoon. Veel klanten openen de offerte op hun mobiel. Werkt de handtekening goed op een klein scherm?

Tips

Bekijk de PDF-preview eerst. Zo zie je of de layout klopt voordat je verstuurt.
Test op meerdere devices. Check de acceptatielink op desktop, telefoon en tablet.
Controleer alle variabelen. Staat je naam correct? Je adres? De klantgegevens?

Let op

Check je spamfolder. Sommige e-mailsystemen markeren automatische berichten als spam.
Test de handtekening. Werkt deze goed op touchscreen en met muis?
Controleer de statusovergang. Na acceptatie moet het dossier naar "Akkoord" gaan.

Volgende stap: 1. Maak je eigen verhuizing aan

Volgende stap: Klant en dossier aanmaken

Volgende stap: Maak je eigen verhuizing aan