Een pakket is de verzameling financiele spelregels voor een bepaald type klus. Het bepaalt wat er op de offerte verschijnt, wat er op de factuur komt, welke BTW er berekend wordt, en waar de omzet in je boekhouding terechtkomt.
Elk dossier in Bas is gekoppeld aan precies een pakket. Als je een klus aanmaakt, kies je een pakket, en dat pakket bepaalt alles wat daarna financieel gebeurt.
Een pakket bepaalt:
Elk verhuisbedrijf werkt anders. Het ene bedrijf heeft twee pakketten (particulier en zakelijk), het andere heeft er tien (per opdrachtgever, per type verhuizing, per raamovereenkomst).
Pakketten zorgen ervoor dat je financiele proces consistent is. Zodra je een pakket hebt geselecteerd bij een dossier, weet het systeem: - Welke prijzen het moet berekenen - Welke regels er op de offerte komen - Wat er gefactureerd moet worden - Waar de omzet terechtkomt in je boekhouding
Een offerteregel kan berekend zijn. Dat betekent dat het systeem de prijs automatisch berekent op basis van elementen uit het dossier. Je selecteert welke elementen meetellen en groepeert ze op 1 offerteregel.
Beschikbare elementen voor berekende regels:
| Element | Wat het is |
|---|---|
| Kubieke meter | Volume van de verhuizing |
| Verhuizers | Aantal ingeplande medewerkers |
| Uren | Berekende werktijd |
| Dozen | Aantal dozen |
| Toeslag gebouw | Toeslag op basis van woningtype |
| Reistijd | Reistijd van en naar klant |
| Afstand | Kilometers |
| Verhuislift | Kosten verhuislift |
| Verhuispakket | Kosten verhuispakket |
| Handyman uren / Aantal handyman | Voor handyman-diensten |
| Inpak uren / Inpakkers | Inpakservice |
| Uitpak uren / Uitpakkers | Uitpakservice |
| Garantiecertificaat | Kosten certificaat |
| Verzekering | Kosten verzekering |
| Vergunning | Kosten parkeervergunning |
| Afval afvoeren | Kosten afvalverwerking |
| Opslag kosten per periode | Periodieke opslagkosten |
| Toeslag kosten voor verhuizing via opslag | Extra kosten bij opslag-verhuizing |
Voorbeeld: Je maakt een offerteregel "Verhuizing conform inventarislijst" en selecteert de elementen: Uren, Verhuizers, Kubieke meter, Reistijd, Afstand, Verhuislift en Verhuispakket. Het systeem berekent automatisch de totaalprijs op basis van deze elementen. De klant ziet 1 overzichtelijke regel op de offerte.
Tip: Bij een particuliere verhuizing van A naar B met berekende regels hoef je geen aparte factuurregels in te stellen. De offerteregels worden automatisch overgenomen op de factuur.
Elk pakket heeft een workflow met vijf momenten. Per moment kun je instellen welke regels verschijnen:
| Moment | Wanneer | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Offerte | Bij het opstellen van de offerte | De klant ziet de offerteregels met prijzen |
| Acceptatie offerte | Na akkoord van de klant | Eventuele extra regels worden toegevoegd |
| Starten klus | Op de dag van de verhuizing | Regels voor de uitvoering |
| Opslag geladen | Na het laden van opslag | Opslagregels worden geactiveerd |
| Na laatste afspraak | Na afronding van de klus | Factuurregels worden definitief |
De meeste regels staan bij het moment Offerte. De andere momenten gebruik je voor regels die pas later bekend zijn (bijvoorbeeld nacalculatie na de verhuizing).
Bij elke onboarding beginnen we met minimaal drie pakketten:
Een klant verhuist van adres A naar adres B, zonder opslag.
Typische regels: - Verhuiskosten (berekend op basis van kubieke meters) - Administratiekosten (vast bedrag) - Dozenservice (optioneel) - Demonteren/monteren (optioneel) - Inpakken/uitpakken (optioneel)
BTW: Inclusief (de klant ziet het eindbedrag inclusief BTW)
Hetzelfde als rechtstreeks, maar met extra regels voor opslag: - Inslagkosten (laden) - Uitslagkosten (lossen) - Opslagkosten per container (herhaalregel per maand) - Handelingskosten
BTW: Inclusief
Bij zakelijke klanten werk je vaak niet met offerteregels maar alleen met factuurregels. Het pakket functioneert dan als een tarievenblad: een lijst van alle mogelijke regels met vaste tarieven.
Typische factuurregels: - Uren voorman (per uur, bijv. 35 per uur) - Uren verhuizer (per uur, bijv. 32 per uur) - Uren handyman (per uur, bijv. 42 per uur) - Uren wagens (per uur, bijv. 25 per uur)
BTW: Exclusief (BTW apart vermeld, zakelijke klanten verrekenen het)
Belangrijk bij zakelijke pakketten:
Tip: Begin met deze drie pakketten. Heb je raamovereenkomsten met vaste opdrachtgevers? Maak dan per opdrachtgever een apart pakket aan met de juiste tarieven.
Dit is een veelgemaakte fout. Zorg dat je dit goed instelt:
| Klanttype | BTW-instelling | Waarom |
|---|---|---|
| Particuliere klanten | Inclusief BTW | De klant ziet het eindbedrag. Dat is wat ze betalen. |
| Zakelijke klanten | Exclusief BTW | BTW apart vermeld. Zakelijke klanten verrekenen de BTW. |
Als je dit verkeerd instelt, krijgen particuliere klanten een offerte zonder BTW en schrikken ze van het hogere factuurbedrag. Of zakelijke klanten krijgen een offerte inclusief BTW en denken dat ze teveel betalen.
Pakketten zijn complex omdat ze meerdere onderdelen raken: - Offerteregels - Factuurregels - Omzetgroepen - BTW-codes - Boekhoudkoppeling
Als je een van die vijf verkeerd instelt, klopt de rest ook niet.
Let op: Dit is het onderdeel waar in de onboarding de meeste tijd naartoe gaat. Dat is normaal. Neem de tijd en doe het samen met je onboarding-specialist.
Maak alleen een apart pakket als de tarieven of regels echt anders zijn:
Tip: Een bedrijf had 68 pakketten - dat is onbeheersbaar. Gebruik liever optionele regels en "negeer nulregels" om met minder pakketten meer scenario's af te dekken.
Als je zakelijke klanten hebt met vaste afspraken, maak je per raamovereenkomst een apart pakket aan. Elk pakket heeft dan de tarieven en facturatieregels van die specifieke opdrachtgever.
Voorbeeld:
| Pakket | Opdrachtgever | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| Verzekeraar A | Grote verzekeraar | Vaste kubusprijzen, ordernummer als referentie |
| Verzekeraar B | Andere verzekeraar | Eigen tarievenlijst, eigen referentienummer-format |
| Relocation Bureau X | Relocation partner | Projectmatig, uurtarieven, 2 factuurmomenten |
| Overheidsinstelling Y | Overheid | Uurbasis, eigen formulieren |
Per pakket stel je de juiste tarieven, omzetgroepen en factuurstructuur in.
Werk je als onderaannemer voor meerdere opdrachtgevers? Maak dan per opdrachtgever een apart pakket aan. Elk pakket is in feite een tarievenblad voor die specifieke opdrachtgever.
Waarom een apart pakket per opdrachtgever: - Elke opdrachtgever kan andere tarieven hanteren - Je ziet precies hoeveel omzet je per opdrachtgever genereert - Facturen worden automatisch opgemaakt volgens de afspraken met die opdrachtgever - Je voorkomt fouten doordat medewerkers het juiste pakket selecteren bij het aanmaken van een dossier
Tip: Geef het pakket de naam van de opdrachtgever (bijv. "Opdrachtgever X - uurbasis" of "Relocation Bureau Y - export"). Dan is het voor iedereen direct duidelijk welk pakket bij welke opdrachtgever hoort.
Volgende stap: Offerteregels instellen