Dit artikel legt uit hoe opslagfacturatie werkt in Bas. Van automatische conceptfacturen tot creditering bij vroegtijdige uitslag.
In de instellingen kies je of je vooraf of achteraf factureert.
Vooraf: de factuur wordt aangemaakt voor de komende periode. Dit is het meest voorkomend bij opslag.
Achteraf: de factuur wordt aangemaakt na afloop van de periode.
Je stelt dit in bij Instellingen > Werkwijze > Facturatie.
Dit is een globale instelling. Alle opslagklanten volgen deze regel, tenzij je per dossier iets anders instelt.
Het systeem genereert op het juiste moment een conceptfactuur voor alle opslagklanten die gefactureerd moeten worden.
De conceptfacturen verschijnen in je facturatieoverzicht. Je controleert de concepten en verstuurt ze (handmatig of in bulk). Na versturen wordt automatisch de volgende conceptfactuur klaargezet.
Let op: Conceptfacturen worden NIET automatisch verstuurd. Je moet ze zelf goedkeuren en versturen. Dat is een bewuste keuze. Je wilt altijd controle houden over wat er naar je klanten gaat.
Voordat je conceptfacturen verstuurt, controleer je ze.
Check per factuur: - Klopt de klant? - Klopt het bedrag? - Klopt de facturatieperiode? - Klopt de BTW? - Klopt de omzetgroep?
Als alles klopt, kun je de factuur versturen. Als er iets niet klopt, pas je de factuur aan of je verwijdert de conceptfactuur en maakt een nieuwe aan.
Je kunt facturen een voor een versturen of in bulk.
Individueel: open de factuur, controleer de details, klik op Versturen.
Bulk: selecteer alle facturen die je wilt versturen, klik op Bulk versturen.
Tip: Bij de eerste keer bulk factureren: controleer de eerste 3-5 facturen handmatig. Vergelijk de bedragen, de BTW en de omzetgroep. Als die kloppen, kun je de rest met vertrouwen versturen.
Als een klant zijn spullen eerder ophaalt dan de facturatieperiode, berekent het systeem automatisch de creditering op basis van de werkelijke uitslagdatum.
Je hoeft dit niet handmatig te berekenen. Het systeem kijkt naar: - De gefactureerde periode - De daadwerkelijke uitslagdatum - Het tarief per dag of week
Wanneer je een container leegmaakt via de functie "leegmaken", maakt het systeem automatisch een creditnota aan voor het teveel betaalde bedrag. Je hoeft hier niets extra's voor te doen.
Bij korte opslag (bijvoorbeeld een paar weken) is het handiger om direct te factureren voor de hele opslagperiode. Stel de "laatst gefactureerde datum" in op de verwachte uitslagdatum. Op die manier genereert het systeem geen tussentijdse facturen.
Als de klant eerder uitlaadt dan gepland, maakt het systeem via "leegmaken" automatisch een creditnota aan voor de resterende dagen.
Vierwekelijkse facturatie is op dit moment nog niet beschikbaar in Bas. Als je gewend bent om per week of per vier weken te factureren, moet je overstappen naar maandelijks.
Maandprijs = Weekprijs x 52 / 12
Voorbeeld: - Weekprijs: EUR 25,00 - Maandprijs: 25 x 52 / 12 = EUR 108,33
Maandprijs = 4-wekelijks bedrag x 13 / 12
Voorbeeld: - 4-wekelijkse prijs: EUR 100,00 - Maandprijs: 100 x 13 / 12 = EUR 108,33
Dit is wiskundig correct, maar het voelt voor klanten als een verhoging. Het maandbedrag is iets hoger dan vier keer de weekprijs (4 x 25 = EUR 100), omdat een maand gemiddeld 4,33 weken heeft. Het jaarbedrag blijft gelijk.
Let op: Bereid je voor op vragen van klanten over het gewijzigde bedrag. Stuur een begeleidend bericht mee bij de eerste factuur uit het nieuwe systeem. Leg uit dat het jaarbedrag gelijk blijft, maar dat de verdeling per maand iets anders uitvalt.
Vul ALTIJD het tarief per individuele container of kist in. Zet nooit het totaalbedrag op een container en de rest op EUR 0.
| Aanpak | Container 1 | Container 2 | Container 3 | Risico |
|---|---|---|---|---|
| Per container (correct) | EUR 95 | EUR 95 | EUR 95 | Geen |
| Op totaal (fout!) | EUR 285 | EUR 0 | EUR 0 | Bij uitslag container 1 factureer je EUR 0 voor de rest |
Let op: Vul NOOIT nul euro als opslagprijs in. Een container met tarief EUR 0 genereert geen factuur. Als je bij een gedeeltelijke uitslag precies de container met het volledige bedrag uitslaat, staan de overige containers op nul en ontvang je geen factuur meer.
Verstuur de eerste opslagfactuur liever apart en niet samen met de verhuisfactuur. Als je de opslagkosten meeneemt op de verhuisfactuur, schrikken klanten van het totaalbedrag. Een aparte opslagfactuur is duidelijker en levert minder vragen op.
Er is op dit moment geen knop in Bas waarmee je als eindgebruiker een inflatieverhoging doorvoert op alle opslagtarieven tegelijk. Als je de tarieven wilt indexeren, neem dan contact op met Bas support. Zij voeren de tariefsverhoging handmatig door voor al je opslagklanten in een keer.
Als je overstapt van een ander facturatiesysteem naar Bas, kan het voorkomen dat klanten op verschillende momenten gefactureerd zijn. Het systeem trekt de facturatieperiodes automatisch gelijk. Dit betekent dat de eerste factuurperiode in Bas korter of langer kan zijn dan normaal, totdat alle klanten op hetzelfde ritme zitten.
De eerste opslagfacturen uit Bas zien er anders uit dan wat klanten gewend zijn. Vermeld de eerste 2 maanden op de factuur dat de layout anders is vanwege de overstap naar een nieuw systeem. Dit voorkomt verwarring en onnodige telefoontjes.
Na 2 maanden verwijder je deze melding weer van je factuurtemplate.
Als je al opslagklanten hebt in een oud systeem of in Excel, moet je die overzetten naar Bas.
Voorbereiding: Maak een overzicht van al je huidige opslagklanten: klantnaam, contactgegevens, welke units ze huren, het tarief per unit, de startdatum, de laatst gefactureerde datum (cruciaal) en eventuele bijzonderheden.
Schoon je data op: consistente naamgeving, correcte e-mailadressen en telefoonnummers, juiste tarieven.
Zet berichten UIT: Dit is cruciaal. Zet alle automatische berichten UIT voordat je begint met invoeren. Als je 50 of meer opslagdossiers gaat invoeren zonder de berichten uit te zetten, krijgen al die klanten een welkomst-e-mail. Dat wil je niet.
Voer de klanten in: Maak per klant een dossier aan, koppel de juiste opslagunits, stel het tarief in per unit, stel de laatst gefactureerde datum in (niet de startdatum!), stel de facturatiefrequentie in.
Laatst gefactureerde datum - niet de startdatum!: Dit is het allerbelangrijkste. Stel de laatst gefactureerde datum in, niet de startdatum. Als je de startdatum invult, probeert het systeem alle gemiste periodes alsnog te factureren.
Voorbeeld: Klant staat sinds 01-01-2024 in opslag. Je hebt tot en met 01-02-2026 gefactureerd. Vul in als laatst gefactureerde datum: 01-02-2026. Het systeem pakt het vanaf daar automatisch op.
Test met een enkele klant: Doe niet alles tegelijk. Maak eerst een dossier aan voor een enkele opslagklant, genereer een conceptfactuur, controleer het bedrag, controleer de boekhoudkoppeling, en verstuur de factuur. Pas als alles klopt, ga je door met de rest.
Volgende artikel: Labels printen en QR-codes scannen