Sommige verhuisbedrijven werken met meerdere merken of handelsnamen. Denk aan een bedrijf dat onder drie namen opereert: het ene merk richt zich op particulieren, het andere op zakelijke klanten, en het derde is een overgenomen bedrijf met een eigen naam in de regio. In Bas kun je hiervoor "identiteiten" aanmaken, zodat elk merk zijn eigen uitstraling heeft op documenten en in e-mails.
Dit artikel legt uit wanneer je identiteiten nodig hebt, wat het verschil is met aparte accounts, en wat er allemaal per identiteit wordt ingericht.
Een identiteit in Bas is een apart merk of een aparte handelsnaam waarmee je naar buiten treedt. Je hebt meerdere identiteiten nodig als:
Je hebt geen aparte identiteit nodig als:
| Meerdere identiteiten | Aparte accounts | |
|---|---|---|
| Wanneer | Zelfde bedrijf, meerdere merknamen | Volledig gescheiden bedrijven |
| Klantbestand | Gedeeld - alle klanten in een overzicht | Gescheiden - elk account eigen klanten |
| Medewerkers | Gedeeld - medewerkers werken voor alle merken | Gescheiden - apart beheer per account |
| Planning | Een gezamenlijke planning | Aparte planningen |
| Facturatie | Zelfde boekhouding, andere uitstraling per merk | Aparte boekhouding per account |
| Voorbeeld | Maan Transport met merken Zon, Maan Transport en Ster Verhuizers | Twee totaal losse BV's |
In de praktijk kies je bijna altijd voor identiteiten binnen een account. Een apart account is alleen nodig als het echt om gescheiden bedrijven gaat met eigen boekhouding, eigen personeel en geen enkele overlap.
Als je een identiteit aanmaakt, moet je voor die identiteit een aantal zaken apart inrichten. Hieronder een overzicht van alles wat per identiteit verschilt.
Elke identiteit krijgt eigen documenttemplates met:
Als je drie merken hebt, heb je dus minimaal drie offerte-templates, drie factuur-templates en drie werkbon-templates nodig.
Elke identiteit heeft een eigen set klantberichtgevingen. Bas kent circa 13 standaard berichttypen (zie het artikel over berichtgevingen). Per identiteit worden al deze berichten apart aangemaakt. Dat betekent:
Elke berichtgeving bevat het logo, de kleuren en de tone-of-voice van dat specifieke merk. Als je het bericht voor "Offerte verstuurd" aanpast bij merk A, verandert er niets bij merk B.
Let op: Meer identiteiten betekent meer onderhoud. Elke aanpassing aan een berichtgeving moet je per identiteit doorvoeren. Bij drie merken doe je dus drie keer hetzelfde werk.
Als je Mollie gebruikt voor online betalingen (iDeal), maak je per identiteit een eigen betaalknop aan als herbruikbaar blok:
Vervolgens sleep je de juiste betaalknop in alle berichtgevingen die bij die identiteit horen. Dat zijn circa 4-5 templates per identiteit (alles wat met betalen te maken heeft).
Verwacht resultaat: Elke identiteit heeft een eigen betaalknop met de juiste kleur. De knop wordt als herbruikbaar blok opgeslagen, zodat je hem niet telkens opnieuw hoeft aan te maken.
Let op: Controleer altijd of je de juiste betaalknop in de juiste identiteit sleept. Een rode Zon-knop in een Maan Transport-mail is snel gebeurd maar valt op bij de klant.
Pakketten bepalen de tarieven en factuurstructuur van een dossier. Je kunt per identiteit andere pakketten aanmaken met:
Een pakket is altijd gekoppeld aan een identiteit. Als je een nieuw dossier aanmaakt, kies je eerst de identiteit en zie je alleen de pakketten die bij dat merk horen.
Tip: Bij veel identiteiten en veel pakketten kan het totaal snel oplopen. Drie identiteiten met elk 10 pakketten levert 30 pakketten op. Houd je pakketstructuur daarom zo eenvoudig mogelijk.
Een veelvoorkomende situatie: je bedrijf heeft twee vestigingen maar opereert onder dezelfde naam. Bijvoorbeeld een verhuisbedrijf met een kantoor in Zwolle en een in Oldenzaal, maar overal dezelfde naam, hetzelfde logo en dezelfde huisstijl.
In dit geval heb je geen aparte identiteit nodig. Het verschil zit alleen in de footer van je documenten (het adres). De oplossing:
Verwacht resultaat: Je klanten ontvangen documenten met het juiste vestigingsadres, maar je berichtgevingen (e-mails) zijn voor beide vestigingen hetzelfde. Dit scheelt je het onderhoud van een volledige tweede set van circa 13 berichtgevingen.
Tip: Kies alleen voor een aparte identiteit als het logo, de kleuren of de merknaam echt verschilt. Als het alleen om het adres gaat, is een apart documenttemplate voldoende en veel minder werk.
| Situatie | Aparte identiteit? | Waarom |
|---|---|---|
| Drie merknamen met eigen logo en kleur | Ja | Klanten moeten per merk een andere uitstraling zien |
| Twee vestigingen, zelfde naam en logo | Nee | Alleen de footer verschilt - gebruik aparte documenttemplates |
| Zakelijk en particulier scheiden | Nee (nog niet) | Dit wordt in de toekomst als functionaliteit toegevoegd. Gebruik voorlopig aparte pakketten. |
| Overgenomen bedrijf met eigen klantenbestand | Ja | De klanten van het overgenomen bedrijf verwachten de oude naam en uitstraling |
| Aparte handelsnaam voor opslagdiensten | Hangt af | Als de handelsnaam een eigen logo en uitstraling heeft: ja. Als het alleen een andere naam is op de factuur: bespreek met support |
Het aanmaken van een identiteit doe je samen met je Bas-contactpersoon tijdens de onboarding. Het is geen instelling die je zelf aanzet, maar een configuratie die aan de achterkant wordt ingericht.
Neem contact op met je Bas-contactpersoon en geef het volgende door:
Verwacht resultaat: Na het aanmaken van de identiteit verschijnt deze als keuzeoptie bij het aanmaken van dossiers, templates en pakketten.
Na het aanmaken van de identiteit richt je de templates en berichtgevingen in voor het nieuwe merk:
Tip: Werk de identiteiten systematisch af. Richt eerst identiteit A volledig in (templates, berichtgevingen, betaalknop, pakketten) voordat je aan identiteit B begint. Zo voorkom je dat je halverwege het overzicht verliest.
Met meerdere identiteiten verandert er weinig in je dagelijkse workflow. Bij het aanmaken van een dossier kies je de juiste identiteit, en het systeem doet de rest:
Het enige waar je op moet letten: kies altijd de juiste identiteit bij het aanmaken van een nieuw dossier. Een fout hier betekent dat de klant een factuur ontvangt met het verkeerde logo.
Volgende stap: Dozen toevoegen - voeg je doostypen toe met afmetingen, prijzen en leverancier.