Omzetgroepen zijn de vertaalslag tussen Bas en je boekhoudpakket. Ze bepalen waar elke euro terechtkomt in je boekhouding. Als je ze goed instelt, weet je precies hoeveel omzet je draait op verhuizingen, hoeveel op opslag, hoeveel op dozenservice - en kan je boekhouder zijn werk doen zonder vragen te stellen.
Dit is een van de eerste stappen die je zet bij het inrichten van Bas. Je hebt omzetgroepen nodig voordat je pakketten configureert.
Een omzetgroep is een label dat je aan een factuurregel hangt. Elk label is gekoppeld aan een grootboekrekening in je boekhoudpakket. Wanneer je een factuur verstuurt, weet het boekhoudpakket dankzij de omzetgroep op welke rekening de omzet geboekt moet worden.
Voorbeeld: je maakt een factuur met drie regels:
| Factuurregel | Omzetgroep | Grootboekrekening |
|---|---|---|
| Verhuiskosten | Verhuizing particulier | 8000 |
| Dozenservice | Dozen verkoop | 8050 |
| Garantiecertificaat | Garantiecertificaat | 8150 |
Zonder omzetgroepen komt alles op dezelfde hoop. Je weet dan niet hoeveel omzet je maakt per dienst.
De naam van je omzetgroep moet begrijpelijk zijn voor iedereen die ermee werkt. Niet alleen voor jou of je boekhouder, maar ook voor de medewerker die een factuur opmaakt of een handmatige regel toevoegt.
| Omzetgroep | Wat het is |
|---|---|
| Verhuizing particulier | Alle particuliere verhuisomzet |
| Verhuizing zakelijk | Alle zakelijke verhuisomzet |
| Opslag particulier | Opslagomzet van particuliere klanten |
| Dozen verkoop | Verkoop en verhuur van dozen |
| Garantiecertificaat | Omzet uit certificaten |
| Administratiekosten | Vaste fee per dossier |
| Fout | Waarom het fout is |
|---|---|
| "8000" | Niemand weet wat dit betekent |
| "Intracommunitair 21% artikel 9b verlegd" | Je medewerkers snappen dit niet |
| "Diversen" | Te vaag, alles belandt in dezelfde bak |
| "Omzet 1" | Nietszeggend |
Let op: De koppeling met de grootboekrekening maak je apart. De naam van de omzetgroep hoeft niet overeen te komen met de grootboekrekeningnaam. Gebruik een naam die je team begrijpt, niet een naam die je boekhouder begrijpt.
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Omzetgroepen. Je ziet hier een overzicht van alle omzetgroepen die al in het systeem staan.
Klik op Nieuwe omzetgroep en vul de naam in. Herhaal dit voor elke omzetgroep die je nodig hebt.
Begin met deze lijst en pas aan op basis van je bedrijf:
| # | Omzetgroep | Wanneer nodig |
|---|---|---|
| 1 | Verhuizing particulier | Altijd |
| 2 | Verhuizing zakelijk | Als je zakelijke klanten hebt |
| 3 | Opslag | Als je opslag aanbiedt |
| 4 | Dozenservice | Als je dozen verkoopt of verhuurt |
| 5 | Garantiecertificaat | Als je met certificaten werkt |
| 6 | Administratiekosten | Als je een vaste fee per dossier rekent |
| 7 | Transport | Als je apart transport factureert |
| 8 | Inpakservice | Als je inpakdiensten apart factureert |
Tip: Minder is meer. Begin met 5 tot 8 omzetgroepen. Je kunt er later altijd nog bijmaken. Maar als je begint met 20 omzetgroepen, raakt je team in de war.
Zodra je omzetgroepen zijn aangemaakt, koppel je ze aan de factuurregels in je pakketten. Elke factuurregel in een pakket heeft een veld Omzetgroep waar je de juiste groep selecteert.
Voorbeeld voor een particulier pakket:
| Factuurregel | Omzetgroep |
|---|---|
| Verhuiskosten | Verhuizing particulier |
| Administratiekosten | Administratiekosten |
| Dozenservice | Dozenservice |
| Garantiecertificaat | Garantiecertificaat |
| Inpakservice | Inpakservice |
Dit doe je bij het instellen van je pakketten. De omzetgroepen moeten dus eerst bestaan voordat je je pakketten configureert.
De koppeling tussen omzetgroepen en grootboekrekeningen stel je in bij je boekhoudkoppeling. Dit doe je later in het onboarding-traject, samen met je onboarding-specialist.
Per omzetgroep koppel je: 1. Een grootboekrekening in je boekhoudpakket (bijv. 8000, 8050, 8150) 2. Een BTW-code (21% hoog, 0% verlegd, etc.)
Beschikbare koppelingen: Exact Online, SnelStart, Yuki, Reeleeze, Octopus, King Finance, Exact Globe.
Let op: Dit is een stap die je altijd samen met je onboarding-specialist doet. Het vereist dat je weet welke grootboekrekeningen je boekhoudpakket gebruikt. Als je dat niet weet, vraag het aan je boekhouder voordat je de sessie plant.
Elke factuurregel in een pakket is gekoppeld aan een omzetgroep. Wanneer het systeem een factuur genereert, weet het dankzij de omzetgroep waar de omzet naartoe moet.
Als je een extra regel toevoegt aan een factuur (bijv. parkeerkosten), selecteer je handmatig de juiste omzetgroep.
In je rapportages kun je filteren op omzetgroep. Zo zie je hoeveel omzet je hebt gedraaid op verhuizingen, hoeveel op opslag, hoeveel op dozenservice.
Bij het exporteren van facturen naar je boekhoudpakket stuurt Bas de omzetgroep mee. Je boekhoudpakket boekt de omzet dan automatisch op de juiste grootboekrekening.
Volgende stap: Wat is een pakket?