Bedrijfsinstellingen controleren

Voordat je begint met het inrichten van je account, controleer je eerst de bedrijfsinstellingen. De gegevens die je hier invult, verschijnen op al je documenten: offertes, facturen, creditfacturen en werkbonnen.

Stap 1 - Bedrijfsgegevens openen

Ga naar Instellingen > Bedrijf. Je ziet hier een overzicht van alle bedrijfsgegevens die in het systeem staan. Bij een nieuw account zijn de meeste velden al ingevuld op basis van je registratie, maar controleer alles zorgvuldig.

Stap 2 - Basisgegevens controleren

Controleer de volgende velden en vul aan waar nodig:

Waarom is dit belangrijk?

Deze gegevens worden automatisch overgenomen in al je documenten. Als je BTW-nummer niet klopt, staat het verkeerd op elke factuur die je verstuurt. Als je IBAN niet klopt, kunnen klanten niet overmaken naar het juiste rekeningnummer.

Per veld uitgelegd

Bedrijfsnaam - Gebruik altijd de volledige, officiele naam zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Dus "Voorbeeld Verhuizingen B.V.", niet "Voorbeeld Verhuizingen" of "TH Verhuizingen". Deze naam verschijnt bovenaan je facturen en offertes.

KvK-nummer - Dit is je 8-cijferig registratienummer bij de Kamer van Koophandel. Je vindt het op je KvK-uittreksel of op kvk.nl. Het verschijnt in de footer van je documenten.

BTW-nummer - Het Nederlandse BTW-nummer begint altijd met "NL" en eindigt met "B01" of "B02". Het volledige formaat is NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers. Voorbeeld: NL123456789B01. Dit nummer is cruciaal voor klanten die BTW willen verleggen.

IBAN - Je zakelijke bankrekeningnummer. Dit verschijnt op je facturen zodat klanten weten waar ze naartoe moeten overmaken. Gebruik altijd je zakelijke rekening, niet je persoonlijke.

Let op: Controleer je BTW-nummer extra zorgvuldig. Dit verschijnt op elke factuur en offerte. Een verkeerd BTW-nummer kan leiden tot problemen met de Belastingdienst en met klanten die BTW willen verleggen.

Stap 3 - Logo uploaden

Je logo verschijnt op al je documenten en in de e-mails die het systeem naar je klanten stuurt.

Hoe upload je je logo?

1. Klik op het logo-veld (of op Uploaden als er nog geen logo staat)
2. Selecteer je logobestand
3. Het logo wordt direct getoond als preview
4. Klik op Opslaan

Welk bestandsformaat?

Tip: Vraag je grafisch ontwerper om een SVG-versie van je logo. SVG levert altijd de beste kwaliteit, ongeacht het formaat van het document.

Let op: Een logo zonder transparante achtergrond (bijvoorbeeld een JPG met een wit vlak) kan lelijk opvallen op documenten waar de achtergrondkleur niet wit is. Gebruik bij voorkeur SVG of PNG met transparante achtergrond.

Stap 4 - Handtekening instellen

De bedrijfshandtekening wordt gebruikt wanneer een klant een offerte digitaal accepteert. De klant zet zijn of haar handtekening, en jouw bedrijfshandtekening verschijnt automatisch op het getekende document.

Hoe stel je de handtekening in?

1. Ga naar het veld Handtekening
2. Typ de bedrijfsnaam - dit is meestal de officiele bedrijfsnaam
3. Klik op Opslaan

Tip: Schrijf de bedrijfsnaam volledig uit, bijvoorbeeld "Voorbeeld Verhuizingen B.V.". Dit verschijnt als digitale handtekening op het document, naast de handtekening van de klant. Een uploadveld voor een echte handtekeningafbeelding is er niet - het systeem gebruikt de ingevoerde tekst.

Stap 5 - Gegevens opslaan

Heb je alle velden gecontroleerd en aangevuld? Klik dan op Opslaan. Je bedrijfsgegevens zijn nu ingesteld en worden automatisch gebruikt in al je documenten.

Tip: Maak na het opslaan een testofferte of testfactuur aan en bekijk de PDF. Zo zie je direct hoe je bedrijfsgegevens en logo eruitzien op een echt document. Klopt er iets niet? Ga terug naar de instellingen en pas het aan.

Waar verschijnen je bedrijfsgegevens?

Je bedrijfsgegevens worden op meerdere plekken in Bas gebruikt:

Het is daarom belangrijk dat alle gegevens in een keer goed staan. Een fout in je bedrijfsinstellingen werkt door naar alles wat het systeem produceert.

Tips

• Controleer je gegevens bij de KvK. Kopieer je bedrijfsnaam, KvK-nummer en BTW-nummer rechtstreeks van het KvK-uittreksel. Zo voorkom je typfouten.
• Gebruik je zakelijke e-mailadres. Een info@-adres oogt professioneler dan een persoonlijk Gmail-adres op je facturen.
• Upload je logo als SVG. Dit is een eenmalige investering die ervoor zorgt dat je documenten er altijd scherp uitzien, ongeacht het formaat.
• Maak een testdocument. Na het opslaan van je instellingen: maak een testofferte aan en bekijk de PDF. Zo zie je direct of alles klopt.

Let op

• Verkeerd BTW-nummer is de meest impactvolle fout. Het verschijnt op elke factuur en offerte. Controleer dit nummer altijd met je KvK-uittreksel.
• Logo niet in SVG levert slechte kwaliteit op in PDF-documenten. Een klein of wazig logo op je offerte maakt geen professionele indruk.
• IBAN niet invullen betekent dat klanten geen bankrekeningnummer zien op je facturen. Vul dit altijd in, ook als je met iDeal (Mollie) werkt.
• Bedrijfsnaam niet officieel - gebruik altijd de naam zoals geregistreerd bij de KvK. "Voorbeeld Verhuizingen" is niet hetzelfde als "Voorbeeld Verhuizingen B.V." voor je klanten en de Belastingdienst.

Volgende stap: Meerdere merken en identiteiten - werk je met meerdere handelsnamen? Lees hier hoe je identiteiten inricht.