Berichtgevingen overzicht - Onboarding

Bas stuurt automatisch e-mails naar je klanten op belangrijke momenten: als je een offerte verstuurt, als de verhuizing nadert, als de factuur klaarstaat. Er zijn 13 standaard berichten en je moet bepalen welke je aan of uit wilt zetten.

Een belangrijk punt vooraf: het systeem stuurt echt e-mails. Dit is geen simulatie. Als je een bericht aan laat staan en je maakt een dossier aan met een echt e-mailadres, krijgt die persoon een mail. Wees je hiervan bewust, vooral tijdens de test- en oefenfase.

De 13 standaard berichten

#	Bericht	Wanneer wordt het verstuurd
1	Taxatie afspraak bevestiging	Na het inplannen van een taxatie-afspraak
2	Offerte	Als je een offerte verstuurt vanuit het dossier
3	Herinnering offerte	Na het verlopen van de geldigheidsduur offerte
4	Akkoord op offerte	Bevestiging nadat de klant de offerte digitaal accepteert
5	Verhuizing gepland	Na het inplannen van de eerste verhuisafspraak
6	Verhuizing nadert	X dagen voor de verhuisdatum
7	Dozen ophalen afspraak bevestiging	Bevestiging van de dozenophaalafspraak
8	Afspraken gewijzigd	Bij een wijziging in de planning
9	Factuur	Als je een factuur verstuurt vanuit het dossier
10	Herinnering factuur	Na het verlopen van de betalingstermijn
11	2de Herinnering factuur	Na de eerste herinnering, als nog niet betaald
12	Aanmaning factuur	Na de tweede herinnering, formele aanmaning
13	Betaling ontvangen	Bevestiging na binnenkomst betaling (Mollie koppeling)

Berichten zijn gekoppeld aan documenttemplates

Belangrijk: Je kunt geen standalone bericht aanmaken met eigen triggers. Berichten zijn altijd gekoppeld aan een documenttemplate. Dit betekent:

Je kunt geen eigen flow bouwen zoals "verstuur bericht X wanneer Y gebeurt"
De 13 standaard berichten hebben vaste trigger-momenten (ingebouwd in het systeem)
Wil je een nieuw bericht toevoegen? Maak eerst een documenttemplate aan, koppel daar vervolgens een bericht aan

Voorbeeld nieuwe berichten toevoegen:

Maak een documenttemplate aan voor "Opslagfactuur"
Ga naar Documenten > koppel een berichtgeving aan de template
Nu stuurt het systeem automatisch een bericht bij elke opslagfactuur

Je kunt dus alleen berichten toevoegen die horen bij een documenttype. Je kunt niet een willekeurig bericht maken dat op een zelfgekozen moment wordt verstuurd.

Welke berichten aanbevolen AAN

Deze berichten zou je altijd aan moeten zetten:

Bericht	Waarom aan
Offerte	Je klant verwacht een bevestiging. De offerte bevat de acceptatielink waarmee de klant digitaal kan tekenen.
Factuur	Je klant verwacht de factuur per e-mail. Bevat eventueel de Mollie betaallink.
Akkoord op offerte	Bevestiging na ondertekening. Netjes en professioneel.
Verhuizing nadert	3 tot 5 dagen van tevoren. De klant weet dat het eraan komt en kan de details controleren.
Taxatie afspraak bevestiging	Klant krijgt bevestiging van de afspraak. Voorkomt vragen.

Welke berichten optioneel (meestal aan)

Bericht	Wanneer nuttig
Verhuizing gepland	Directe bevestiging na het inplannen. Geeft de klant zekerheid.
Dozen ophalen afspraak bevestiging	Als je dozenservice aanbiedt. De klant weet wanneer de dozen worden gebracht.
Betaling ontvangen	Als je Mollie gebruikt. Klant krijgt bevestiging van betaling.
Herinnering offerte	Als je wilt dat klanten herinnerd worden aan verlopen offertes.

Welke berichten voorzichtig mee zijn

Bericht	Waarom voorzichtig
Afspraken gewijzigd	Elke kleine planningaanpassing triggert een mail naar de klant. Dit kan irritatie veroorzaken als je veel herschikt in de planning. Zet dit UIT tijdens de overgangsfase.
Herinnering factuur	Controleer eerst of je betalingstermijnen kloppen. Een automatische herinnering die te vroeg of onterecht wordt verstuurd, beschadigt de klantrelatie.
2de Herinnering factuur	Alleen gebruiken als je een strikte incassoprocedure wilt.
Aanmaning factuur	Formele aanmaning. Alleen gebruiken als je dit echt wilt automatiseren.

Waarom berichten uitschakelen?

Er zijn drie redenen om berichten uit te schakelen:

Je gebruikt eigen e-mailsjablonen - je stuurt liever handmatig berichten vanuit je eigen systeem
Specifiek bericht niet relevant - bijv. dozenophaalbevestiging als je geen dozenservice aanbiedt
Te veel automatische mails - klanten vinden het vervelend als ze voor elke kleine aanpassing een mail krijgen

Waarom berichten inschakelen?

Er zijn drie redenen om berichten in te schakelen:

Automatisch informeren - klanten krijgen op het juiste moment de juiste informatie
Bespaart handmatig mailen - je hoeft niet elke keer zelf een mail te sturen
Professionele, consistente communicatie - elke klant krijgt hetzelfde niveau van service

E-mailvolume en betrouwbaarheid

Vanuit het Bas-platform worden maandelijks circa 30.000 e-mails verstuurd. De spampercentages zijn minimaal. Dit betekent dat je berichten betrouwbaar aankomen in de inbox van je klanten.

Timing van automatische berichten

Sommige berichten worden verstuurd op basis van een tijdsinstelling. Deze kun je aanpassen:

Bericht	Standaard timing	Aanbevolen
Verhuizing nadert	3 dagen van tevoren	3-5 dagen van tevoren
Herinnering offerte	Na verlopen geldigheidsduur	Afhankelijk van je beleid
Herinnering factuur	Na verlopen betaaltermijn	Controleer eerst of termijnen kloppen

Tips

Zet alle berichten UIT bij het starten van de oefenfase. Zet ze pas weer aan als je live gaat. Dit is de belangrijkste tip in dit hele artikel.
Gebruik BCC naar je eigen e-mail. Zo ontvang je een kopie van elk bericht en kun je controleren of alles er goed uitziet.
Test de offerte-acceptatielink. Stuur een testofferte naar je eigen e-mailadres, klik op de link, en doorloop het acceptatieproces.
"Verhuizing nadert" is je sterkste bericht. De klant ontvangt een paar dagen voor de verhuizing een mail met alle details. Dat is professioneel en voorkomt vragen op de verhuisdag.
Gebruik fictieve e-mailadressen tijdens testen. Bijvoorbeeld: [email protected] of [email protected]

Let op

Het systeem stuurt echt e-mails. Dit kan niet genoeg benadrukt worden. Gebruik fictieve e-mailadressen bij het testen.
Berichten uitzetten bij migratie. Als je bestaande dossiers overzet naar Bas, moeten alle berichten uit staan. Anders krijgen al je klanten onverwachte e-mails.
Geen globale oefenmodus. Je moet elk bericht individueel aan- of uitzetten. Dit kost even tijd maar is essentieel.
Je kunt geen eigen flows bouwen. Berichten zijn gekoppeld aan documenttemplates en hebben vaste trigger-momenten. Je kunt niet zelf bepalen wanneer een bericht wordt verstuurd.
Nieuwe berichten toevoegen = nieuwe documenttemplate. Wil je een bericht toevoegen? Maak eerst de documenttemplate aan en koppel daar het bericht aan.

Volgende stap: Berichtgeving aanpassen