Voordat je klussen kunt plannen, moeten je voertuigen in het systeem staan. In deze stap voeg je al je verhuiswagens, bakwagens en eventuele andere voertuigen toe met de juiste gegevens.
De afmetingen en kosten die je hier invult, worden later gebruikt voor de planning, de kubusberekening en de nacalculatie.
Ga naar Instellingen > Materieel > Voertuigen. Je ziet hier een overzicht van alle voertuigen die al in het systeem staan. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht nog leeg.
Klik op Nieuw voertuig om je eerste voertuig toe te voegen.
Vul de volgende basisgegevens in:
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam | Een herkenbare naam die je in de planning terugziet | Vrachtwagen 1, Bakwagen Borne |
| Type | Kies het juiste type (zie uitleg hieronder!) | Vrachtwagen |
| Kenteken | Het kenteken van het voertuig | AB-123-CD |
| Merk/model | Optioneel, handig voor je eigen administratie | DAF LF 210 |
| Bouwjaar | Optioneel | 2022 |
| Verzekering | Optioneel | Unive |
De naam is wat je terugziet in de planning. Kies iets wat je team direct herkent. Veel bedrijven gebruiken het kenteken of een nummer (bijv. "Vrachtwagen 1").
Dit is de belangrijkste keuze bij het aanmaken van een voertuig. Bas kent drie categorieen en het verschil heeft direct impact op je planning.
Kies Vrachtwagen voor elk voertuig dat als eigen rij in de planning moet verschijnen. Dit is wat je wilt voor:
Vuistregel: alles waarmee je verhuisdiensten uitvoert, is een Vrachtwagen.
Let op: Een bakwagen of verhuiswagen is in Bas altijd een Vrachtwagen, nooit een "Voertuig". Dit is de meest voorkomende fout bij het inrichten. Als je een bakwagen als type "Voertuig" registreert, verschijnt deze niet als eigen rij in de planning.
Kies Voertuig alleen voor serviceauto's en middelen die je incidenteel aan een klus koppelt, maar die geen eigen rij in de planning nodig hebben:
Vuistregel: alles wat incidenteel wordt meegegeven of puur als serviceauto dient, is een Voertuig.
Kies Verhuislift voor GEDA-liften en andere verhuisliften. Deze categorie zorgt ervoor dat de lift apart in de planning verschijnt en gekoppeld kan worden aan klussen waar een lift nodig is.
| Categorie | Wanneer kiezen | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Vrachtwagen | Alles voor verhuizingen, verschijnt als eigen rij in planning | Verhuiswagen, bakwagen, trekker, oplegger |
| Voertuig | Serviceauto's en incidentele middelen | Serviceauto, bestelbus, personenauto, aanhanger |
| Verhuislift | Verhuisliften | GEDA-lift |
Vul de afmetingen van de laadruimte (de bak) in. Dit zijn de binnenafmetingen, niet de buitenmaten van het voertuig.
Let op: Vul hier de bakmaat in, niet de totale autolengte. Het gaat om de binnenafmetingen van de laadruimte waar je spullen in laadt.
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Lengte | Binnenlengte laadruimte in cm | 700 |
| Breedte | Binnenbreedte laadruimte in cm | 240 |
| Hoogte | Binnenhoogte laadruimte in cm | 250 |
Het systeem berekent automatisch de laadcapaciteit in m3 op basis van deze afmetingen. In het voorbeeld: 700 x 240 x 250 cm = 42 m3.
Deze waarden worden gebruikt voor: - Planning: het systeem weet hoeveel kubieke meter in een voertuig past - Offertes: de capaciteit wordt meegenomen bij de kubusberekening - Capaciteitsplanning: bij het inplannen zie je of een voertuig groot genoeg is voor de klus
Let op: Vul de afmetingen in centimeters in, niet in meters. Een laadruimte van 7 meter lang vul je in als 700 cm.
De kosten per kilometer en per uur zijn belangrijk voor de nacalculatie. Hiermee berekent het systeem de werkelijke kosten van een klus, zodat je kunt zien wat je marge is.
Let op: Dit zijn kostenprijzen, niet verkoopprijzen. Je vult hier in wat het voertuig jou kost. De verkoopprijs naar de klant stel je in bij je tarieven en offertes.
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Kosten per km | Brandstof + onderhoud + afschrijving per km (ex BTW) | EUR 0,45 |
| Kosten per uur | Totale jaarkosten voertuig / werkbare uren (ex BTW) | EUR 20,00 |
Neem de totale jaarkosten van het voertuig (verzekering, afschrijving, onderhoud, wegenbelasting) en deel dit door het aantal werkbare uren per jaar.
Voorbeeld: - Jaarkosten voertuig: EUR 30.000 - Werkbare uren per jaar: 1.500 uur - Kosten per uur: EUR 30.000 / 1.500 = EUR 20,00 per uur
Gemiddeld: EUR 15 - EUR 25 per uur
Tel brandstofkosten, onderhoud en afschrijving bij elkaar op en deel dit door het aantal gereden kilometers per jaar.
Voorbeeld: - Brandstof: EUR 0,25 per km - Onderhoud + banden: EUR 0,10 per km - Afschrijving: EUR 0,10 per km - Totaal: EUR 0,45 per km
Gemiddeld: EUR 0,40 - EUR 0,60 per km
Als een voertuig op een klus wordt ingezet, berekent het systeem automatisch de kosten:
Voorbeeld: een voertuig wordt 8 uur ingezet en rijdt 200 km: - 8 uur x EUR 20,00 = EUR 160,00 - 200 km x EUR 0,45 = EUR 90,00 - Totale voertuigkosten op dit dossier: EUR 250,00
Dit bedrag verschijnt in de nacalculatie naast de personeelskosten en materiaalkosten. Zo zie je per klus of je marge hebt gemaakt.
Tip: Heb je de kosten niet direct paraat? Dat is geen probleem. Je kunt ze later alsnog invullen. Maar probeer dit voor de livegang te regelen - anders werkt de nacalculatie niet.
Vul het brandstoftype van het voertuig in (diesel, benzine, elektrisch, etc.). Dit lijkt een klein detail, maar is belangrijk voor toekomstige CO2-rapportage. Hoe eerder je dit invult, hoe completer je data is als die rapportage beschikbaar komt.
Je kunt een of meerdere foto's van het voertuig uploaden. Deze foto's zijn zichtbaar in:
Tip: Upload in ieder geval een duidelijke foto van de zijkant van het voertuig. Dat maakt het herkenbaar in de app.
Je kunt tankpasgegevens vastleggen op autoniveau. Het voordeel: chauffeurs kunnen via de medewerker-app de tankpasgegevens van hun voertuig opzoeken. Zo hoeven ze niet te bellen of te zoeken als ze moeten tanken.
Chauffeurs registreren kilometers via de medewerker-app. Deze registratie wordt gebruikt voor de nacalculatie (wat heeft deze klus aan kilometers gekost?).
Let op: De kilometerregistratie in de app is bedoeld voor nacalculatie, niet als kilometeradministratie voor de Belastingdienst. Gebruik hiervoor je eigen rittenregistratie.
Klik op Opslaan. Je voertuig verschijnt nu in het overzicht.
Herhaal stap 2 t/m 6 voor elk voertuig in je wagenpark. Vergeet niet: - Alle verhuiswagens en bakwagens als type Vrachtwagen - Serviceauto's en bestelauto's als type Voertuig - Bij elk voertuig de afmetingen van de laadruimte (bakmaat!) - Bij elk voertuig de kosten (als je die hebt) - Brandstoftype invullen - Eventueel tankpasgegevens en foto's toevoegen
Hieronder een voorbeeld van hoe een compleet wagenpark eruit kan zien in Bas:
| Naam | Type | Kenteken | Laadcapaciteit | Kosten/uur | Kosten/km |
|---|---|---|---|---|---|
| Vrachtwagen 1 | Vrachtwagen | AB-123-CD | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 |
| Vrachtwagen 2 | Vrachtwagen | EF-456-GH | 42 m3 | EUR 20,00 | EUR 0,45 |
| Bakwagen 1 | Vrachtwagen | IJ-789-KL | 22 m3 | EUR 15,00 | EUR 0,35 |
| Bestelbus | Voertuig | MN-012-OP | 8 m3 | EUR 10,00 | EUR 0,30 |
| Aanhanger | Voertuig | QR-345-ST | 15 m3 | EUR 5,00 | -- |
Let op dat de bakwagen als type Vrachtwagen staat. Dat is correct - bakwagens verschijnen zo als eigen rij in de planning.
Volgende stap: Medewerker aanmaken: basisgegevens - voer je medewerkers in met de juiste gegevens en fictieve e-mailadressen.