Bij een rechtstreekse verhuizing gaat alles in een keer van A naar B. Bij een verhuizing via opslag zit daar een opslagperiode tussen. Dat verandert de hele workflow: je hebt twee verhuismomenten, meerdere factuurmomenten en een doorlopende opslagfacturatie.
Dit artikel beschrijft de volledige workflow van begin tot eind.
Het verschil tussen beide workflows:
| Rechtstreeks | Via opslag | |
|---|---|---|
| Verhuismomenten | 1 (laden + lossen op dezelfde dag of opeenvolgende dagen) | 2 (inslag en uitslag, vaak weken of maanden uit elkaar) |
| Factuurmomenten | 1 (na de verhuizing) | Minimaal 3 (inslag + maandelijkse opslag + uitslag) |
| Offerte-template | Standaard | Aparte template met opslagtekst |
| Extra kosten | Geen | Handelingskosten container, opslagkosten per maand |
| Planning | 1 planningsblok | 2 aparte planningsblokken (inslag + uitslag) |
Bij het aanmaken van een nieuw dossier kies je het pakket Via opslag. Dit is een apart pakket met een andere factuuropbouw dan een rechtstreekse verhuizing.
Het systeem weet nu dat er een opslagperiode tussen zit. Het opslagadres (je loods) wordt automatisch als tussenstop meegenomen.
Tip: Is het losadres nog niet bekend? Vul dan "Onbekend" in of laat het veld open. Je kunt het later aanvullen zodra de klant een nieuw adres heeft.
Verwacht resultaat: een dossier met het pakket "Via opslag" en de juiste adressen.
De taxatie werkt hetzelfde als bij een rechtstreekse verhuizing. Je loopt kamer voor kamer door en registreert de inventaris.
Het verschil: bij een verhuizing via opslag kun je per kamer of per meubel aangeven of het naar opslag gaat. Niet alles hoeft mee naar de opslag. Soms gaat een deel rechtstreeks naar het nieuwe adres en een deel naar de opslag.
Verwacht resultaat: een complete inventarisatie met duidelijk onderscheid tussen wat naar opslag gaat en wat niet.
De offerte bij een verhuizing via opslag bevat extra regels die je niet ziet bij een rechtstreekse verhuizing. Het pakket "Via opslag" genereert automatisch een andere factuuropbouw.
| Regel | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Verhuiskosten (inslag) | Laden bij klant, transport naar opslag | EUR 1.800 |
| Handelingskosten container | Op- en afladen van de container (per handeling) | EUR 175 per handeling |
| Opslagkosten per maand | Maandelijkse huur van de opslagruimte | EUR 95 per maand |
| Verhuiskosten (uitslag) | Laden vanuit opslag, transport naar nieuw adres | EUR 1.200 |
| Garantiecertificaat | Optioneel | EUR 45 |
De handelingskosten container worden standaard twee keer berekend: een keer bij inslag (container laden) en een keer bij uitslag (container lossen). Dit bedrag stel je in als vaste regel in je pakket, zodat het automatisch op elke via-opslag-offerte verschijnt.
Bij het pakket "Via opslag" hoort een aparte offerte-template. Deze bevat aangepaste tekst, bijvoorbeeld: "Verhuizing van uw huidige woning via onze opslag naar [nieuw adres]."
Controleer de offerte-template bij het inrichten van je pakketten. De template wordt automatisch geselecteerd zodra je het pakket "Via opslag" kiest.
Tip: Vermeld de handelingskosten container apart op de offerte. Klanten waarderen deze transparantie.
Verwacht resultaat: een offerte met de verhuiskosten, handelingskosten, opslagkosten en eventuele extra diensten.
Na akkoord van de klant plan je de inslag. Dit is het moment waarop de spullen worden opgehaald bij de klant en naar je opslag worden gebracht.
De verhuizers zien in de app welke container of kist gereserveerd is. Ze weten precies wat er mee moet en waar het naartoe gaat.
Verwacht resultaat: een geplande inslagafspraak met medewerkers, voertuig en gereserveerde opslagunit.
Na de inslag factureer je het eerste deel. Bij een verhuizing via opslag werk je met meerdere factuurmomenten. Het eerste moment is de inslag.
Ga naar het dossier > Financieel > Factuurmomenten. Je ziet de factuurmomenten die bij het pakket horen. Het eerste moment bevat de verhuiskosten voor de inslag en de handelingskosten.
Klik op Factuur klaarzetten om een conceptfactuur aan te maken. Controleer de factuur en verstuur deze.
Tip: Gebruik een vast bedrag per factuurmoment in plaats van een percentage. Bij verhuizingen via opslag werkt een vast bedrag duidelijker dan 50/50 verdelen.
Tijdens de opslagperiode worden de opslagkosten automatisch gefactureerd. Het systeem genereert conceptfacturen op basis van de frequentie die je hebt ingesteld.
Stel de facturatiefrequentie in bij het koppelen van de opslagunit aan het dossier:
| Frequentie | Wanneer geschikt |
|---|---|
| Maandelijks | Standaard keuze voor de meeste klanten |
| Per kwartaal | Vaste klanten met langdurige opslag |
| Per jaar | Jaarcontracten |
Veel verhuizers zijn gewend om per week of per vier weken te factureren. Bas werkt met maandelijkse facturatie. De omrekenformule:
Maandprijs = Weekprijs x 52 / 12
Rekenvoorbeeld:
| Weekprijs | Berekening | Maandprijs |
|---|---|---|
| EUR 25 | 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 |
| EUR 42 | 42 x 52 / 12 | EUR 182,00 |
| EUR 60 | 60 x 52 / 12 | EUR 260,00 |
Of als je gewend bent aan vierwekelijkse facturatie (13 periodes per jaar):
Maandprijs = Vierwekelijks bedrag x 13 / 12
Rekenvoorbeeld:
| Vierwekelijks | Berekening | Maandprijs |
|---|---|---|
| EUR 100 | 100 x 13 / 12 | EUR 108,33 |
| EUR 168 | 168 x 13 / 12 | EUR 182,00 |
Het jaarbedrag blijft identiek. Alleen de verdeling per maand is anders dan per vier weken.
Stel de laatst gefactureerde datum in. Dit is de datum tot wanneer de klant al heeft betaald. Het systeem pikt de facturatie vanaf dat moment automatisch op.
Let op: Vul de laatst gefactureerde datum in, niet de startdatum van de opslag. Als je de startdatum invult, probeert het systeem alle gemiste periodes alsnog te factureren.
Verwacht resultaat: het systeem genereert automatisch conceptfacturen op het juiste moment. Je controleert en verstuurt ze.
Wanneer de klant een nieuw adres heeft, plan je de uitslag. Dit is het tweede verhuismoment: de spullen gaan van je opslag naar het nieuwe adres.
Het systeem weet welke container of kist aan dit dossier gekoppeld is. De verhuizers zien dit in de app.
Verwacht resultaat: een geplande uitslagafspraak als apart event binnen hetzelfde dossier.
Na de uitslag factureer je het laatste deel: de verhuiskosten van opslag naar het nieuwe adres, plus de handelingskosten voor het lossen van de container.
Ga naar het dossier > Financieel > Factuurmomenten. Klik op het tweede factuurmoment en maak de factuur klaar.
Bij vroegtijdige uitslag (de klant haalt zijn spullen op voordat de gefactureerde opslagperiode afloopt) berekent het systeem automatisch een creditnota voor het teveel betaalde bedrag.
Verwacht resultaat: de uitslag is gefactureerd en eventueel resterende opslagkosten zijn gecrediteerd.
Bij een verhuizing via opslag heb je minimaal drie soorten factuurmomenten:
| Moment | Wat je factureert | Wanneer |
|---|---|---|
| 1. Inslag | Verhuiskosten laden + handelingskosten container | Na de inslag |
| 2. Opslag (doorlopend) | Opslagkosten per maand | Maandelijks, automatisch |
| 3. Uitslag | Verhuiskosten lossen + handelingskosten container | Na de uitslag |
Tip: De eerste opslagfactuur kun je apart versturen of bij de inslagfactuur voegen. De meeste verhuizers factureren de opslag apart, zodat klanten niet schrikken van een hoog totaalbedrag op een enkele factuur.
Niet alle spullen passen altijd in een enkele container of kist. Soms worden de goederen verdeeld over meerdere locaties in je loods: pallets op een stellage, losse meubels in een hoek, dozen op een andere verdieping.
Dit heet gespreide opslag. In Bas maak je hiervoor een gespreid opslagdossier aan in het WMS. In plaats van een containernummer registreer je per item of per regel wat er opgeslagen staat en op welke locatie.
De facturatie werkt hetzelfde als bij containeropslag. Je stelt een tarief in per maand en het systeem genereert conceptfacturen op basis van de frequentie.
Bij opslag is een bewaarnemingsovereenkomst gebruikelijk. Dit document legt vast wat er opgeslagen wordt, tegen welke voorwaarden en voor welke prijs.
In Bas kun je de bewaarnemingsovereenkomst uploaden als document bij het dossier of bij de specifieke opslagunit in het WMS. Zo is het document altijd terug te vinden.
De bewaarnemingsovereenkomst wordt op dit moment nog handmatig opgesteld. Upload het ondertekende document bij het dossier via Documenten > Uploaden. Vink eventueel Zichtbaar in app aan als de verhuizers het document moeten kunnen inzien.
Het pakket "Via opslag" bevat de regels die automatisch op de offerte verschijnen. Richt dit in bij Instellingen > Pakketten.
| Regel | Type | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Verhuiskosten (inslag) | Berekend op basis van kubus/uren | Variabel |
| Handelingskosten container | Vast bedrag, standaard 2x | EUR 175 per handeling |
| Opslagkosten per maand | Herhaalregel (doorlopend) | EUR 95 per maand |
| Verhuiskosten (uitslag) | Berekend op basis van kubus/uren | Variabel |
De handelingskosten container stel je in als vaste regel. Het systeem neemt deze automatisch mee op elke offerte met dit pakket. Standaard twee keer: een bij inslag, een bij uitslag.
De opslagkosten per maand stel je in als herhaalregel. Het systeem factureert dit bedrag automatisch volgens de ingestelde frequentie.
| Fout | Gevolg | Hoe te voorkomen |
|---|---|---|
| Pakket "Rechtstreeks" gekozen in plaats van "Via opslag" | Geen opslagregels op de offerte | Controleer het pakket bij het aanmaken van het dossier |
| Handelingskosten vergeten in het pakket | Klant wordt niet gefactureerd voor in-/uitslag | Stel handelingskosten in als vaste regel in het pakket |
| Startdatum als laatst gefactureerde datum ingevuld | Systeem factureert alle gemiste maanden | Vul altijd de laatst gefactureerde datum in |
| Alle containers op een totaalprijs gezet | Bij uitslag van een container valt de rest op EUR 0 | Vul het tarief per container apart in |
| Uitslag niet als apart event gepland | Verhuizers weten niet dat het om een opslag-uitslag gaat | Plan inslag en uitslag als aparte events |
Volgende artikel: Bewaarnemingsovereenkomst en opslagcontracten
Volgende artikel: Factuurreferenties bij opslag: splitsen en bundelen