Voordat je kunt plannen, moeten al je medewerkers in Bas staan. In dit artikel leer je hoe je de basisgegevens invoert en wat je moet weten over e-mailadressen en de medewerker-app.
Ga naar HRM. Het scherm opent bij het overzicht van alle medewerkers. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht nog leeg.
Klik op Nieuwe medewerker om je eerste medewerker toe te voegen.
Vul de volgende basisgegevens in:
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Voornaam | Voornaam medewerker | Mark |
| Achternaam | Achternaam medewerker | De Vries |
| E-mailadres | Uniek e-mailadres (zie tip hieronder!) | [email protected] |
| Telefoonnummer | Mobiel nummer | 06-12345678 |
| Geboortedatum | Geboortedatum | 15-03-1985 |
| Functie | Functieomschrijving | Voorman |
Elk e-mailadres in Bas moet uniek zijn. Je kunt niet twee medewerkers op hetzelfde adres aanmelden. Dit is een harde eis van het systeem.
Let op: Zodra je een medewerker opslaat met een echt e-mailadres, stuurt het systeem direct een uitnodigingsmail. Dit is niet terug te draaien. Gebruik daarom tijdens het inrichten altijd fictieve e-mailadressen (zie stap 3).
Let op: Gebruik bij voorkeur zakelijke e-mailadressen ([email protected]) in plaats van prive-adressen ([email protected]). Zakelijke adressen zijn professioneler en makkelijker te beheren. Bij een bedrijfsoverstap hoef je dan niet de prive-mail van iemand te gebruiken.
Elke medewerker krijgt een afkorting van twee letters (bijv. "MV" voor Mark de Vries). Deze afkorting moet uniek zijn per medewerker. Je ziet de afkorting terug in de planning en op compacte overzichten.
Werkt de medewerker (of heeft die recentelijk gewerkt) bij een ander bedrijf dat ook Bas gebruikt? Dan moet de medewerker eerst uit dienst gemeld worden bij het oude account. De beveiliging van Bas blokkeert dubbele registraties op hetzelfde e-mailadres. Neem contact op met het oude bedrijf of met Bas Support als dit speelt.
Dit is een van de handigste trucjes tijdens de onboarding. Als je medewerkers nog niet wilt uitnodigen (omdat het systeem nog niet klaar is), gebruik je fictieve e-mailadressen. Zo kun je alles instellen en oefenen zonder dat er uitnodigingen de deur uit gaan.
Gebruik dit format:
| Medewerker | Fictief e-mailadres |
|---|---|
| Mark de Vries | [email protected] |
| Sandra Bakker | [email protected] |
| Pieter Jansen | [email protected] |
Het maakt niet uit of deze e-mailadressen echt bestaan. Ze dienen alleen als tijdelijke placeholder.
Later, vlak voor de livegang, wijzig je de fictieve adressen naar de echte e-mailadressen. Op dat moment stuur je de uitnodigingen en kunnen medewerkers inloggen.
Let op: Elk fictief adres moet nog steeds uniek zijn. Je kunt niet drie medewerkers allemaal op "[email protected]" zetten. Maak voor elke medewerker een apart fictief adres aan.
Een medewerker kan alleen inloggen als de in-dienst datum in het verleden ligt. Voer daarom altijd een datum in die niet in de toekomst ligt.
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| In-dienst datum | Datum waarop de medewerker gestart is | 01-01-2023 |
| Uit-dienst datum | Alleen invullen bij vertrokken medewerkers | Leeg laten |
Let op: Als je een datum in de toekomst invult, kan de medewerker niet inloggen. Dit is een veelgemaakte fout. Vul gewoon de werkelijke startdatum in, of een datum in het verleden.
Kies de juiste contractvorm. Dit heeft impact op de planning: medewerkers met een vast contract worden apart getoond, zodat je deze eerst kunt inplannen voordat je inhuurkrachten toevoegt.
| Contractvorm | Wanneer kiezen | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Vast | Medewerker in vaste dienst | Fulltime verhuizer |
| Tijdelijk | Contract voor bepaalde tijd | Seizoensmedewerker |
| Oproep | Nul-urencontract | Oproepkracht weekend |
| Inhuur | Uitzendkracht of extern | Weaver-kracht |
| ZZP | Zelfstandige zonder personeel | Vaste zzp'er |
De contractvorm Inhuur is speciaal belangrijk voor uitzendkrachten. Daarover meer in een volgend artikel.
Het bruto uurloon is belangrijk voor de nacalculatie. Het systeem berekent hiermee de personeelskosten per klus, zodat je kunt zien wat je marge is.
Let op: Dit is de kostenprijs (bruto uurloon ex BTW), niet de verkoopprijs die je aan de klant rekent. Je vult hier in wat de medewerker jou kost. De verkoopprijs stel je in bij je tarieven en offertes.
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Bruto uurloon | Uurloon exclusief BTW (kostenprijs) | EUR 18,50 |
Als een medewerker 8 uur op een klus wordt ingezet: - 8 uur x EUR 18,50 = EUR 148,00 personeelskosten
Dit bedrag verschijnt in de nacalculatie naast de voertuigkosten en materiaalkosten. Zo zie je per klus of je marge hebt gemaakt.
Tip: Heb je het uurloon niet direct paraat? Dat is geen probleem. Je kunt het later alsnog invullen. Maar probeer dit voor de livegang te regelen, anders werkt de nacalculatie niet.
Leg vast welke rijbewijscategorieen een medewerker heeft. Dit is handig voor de planning: je weet direct wie welk voertuig mag besturen.
| Categorie | Waarvoor |
|---|---|
| B | Personenauto, bestelbus tot 3.500 kg |
| C | Vrachtwagen |
| C1 | Licht vrachtwagen (tot 7.500 kg) |
| CE | Vrachtwagen met aanhanger |
| C1E | Licht vrachtwagen met aanhanger |
Tip: Niet elke medewerker heeft een rijbewijs nodig. Verhuizers die alleen meelopen hoeven alleen een B te hebben, of helemaal geen rijbewijs. Vul alleen in wat relevant is.
Je kunt een profielfoto van de medewerker uploaden. Deze foto is zichtbaar in de planning en in de app.
Let op: Medewerkers kunnen niet zelf een profielfoto uploaden via de app. Deze functie is uitgeschakeld. Alleen een beheerder kan foto's uploaden via de backoffice.
Bij het medewerkerprofiel zie je mogelijk een beschikbaarheidstoggle. Dit is een verouderde (legacy) functie die standaard uit staat bij nieuwe medewerkers.
Let op: Zet deze toggle niet aan. Gebruik in plaats daarvan het werkrooster (zie artikel Werkrooster instellen). De beschikbaarheidstoggle is verouderd en wordt in de toekomst verwijderd.
Klik op Nieuwe medewerker (of Opslaan, afhankelijk van het scherm). De medewerker verschijnt nu in het overzicht.
Herhaal de stappen voor elke medewerker. Vergeet niet: - Bij elke medewerker een uniek e-mailadres (fictief tijdens inrichting!) - Bij elke medewerker een unieke afkorting van twee letters - Bij elke medewerker de in-dienst datum in het verleden - Het uurloon (kostenprijs) voor de nacalculatie
Nodig medewerkers pas uit als het systeem klaar is voor gebruik. Dit doe je bij de livegang:
Als de link na 24 uur is verlopen, kan de medewerker via "Wachtwoord vergeten" een nieuwe link aanvragen. Deze is weer 24 uur geldig.
Tip: Begin met een tech-savvy medewerker als ambassadeur. Laat die persoon als eerste de app installeren en gebruiken. Als de ambassadeur enthousiast is, volgt de rest makkelijker. Zo voorkom je weerstand bij de bredere groep.
Na uitnodiging kunnen medewerkers de Bas Medewerker App downloaden via de App Store (iOS) of Google Play (Android).
Let op: Check voor de livegang of iedereen succesvol kan inloggen. Test dit met een paar medewerkers voordat je het hele team uitnodigt.
Volgende stap: Vaardigheden en rollen instellen - stel in wat je medewerkers kunnen zien en doen in Bas.