Teams begrijpen - Onboarding

In Bas worden taken automatisch aangemaakt bij bepaalde gebeurtenissen: een nieuwe offerte-aanvraag, een verhuizing die ingepland moet worden, een factuur die verstuurd moet worden. Maar wie pakt die taken op? Dat bepaal je met teams.

Door medewerkers aan teams te koppelen, ziet iedereen alleen de taken die bij zijn of haar functie horen. De planner ziet planningstaken, de facturatieafdeling ziet facturatietaken, en de verkoper ziet verkooptaken. Zonder teams ziet iedereen alles - en dat wordt al snel onoverzichtelijk.

Waarom teams?

Bas kent ruim 40 verschillende taken die automatisch worden aangemaakt. Zonder teams komen al die taken bij iedereen in beeld. Dat leidt tot twee problemen:

Niemand weet wat hij moet oppakken. Als iedereen alles ziet, voelt niemand zich verantwoordelijk.
De takenlijst wordt onwerkbaar. Bij een actief bedrijf met 10+ dossiers per week groeit de takenlijst snel. Als je niet filtert, schrijven mensen hun taken weer op papier - precies wat je wilt voorkomen.

De oplossing: verdeel de taken over teams. Elk teamlid ziet alleen de taken van zijn eigen team.

De 8 standaard teams

Bas maakt bij het opzetten van het systeem automatisch 8 teams aan. Deze teams dekken de belangrijkste werkprocessen van een verhuisbedrijf. Je hoeft ze niet zelf aan te maken - ze staan er al.

#	Team	Wat doet dit team	Voorbeeldtaken
1	Algemeen	Vangnet voor taken die nergens anders passen	Algemene meldingen, systeemnotificaties
2	Verkoop	Leads opvolgen, offertes versturen, nabellen	Nieuwe offerte-aanvraag, offerte verlopen, offerte geaccepteerd
3	Planning	Verhuizingen inplannen, medewerkers en voertuigen toewijzen	Taxatie inplannen, verhuizing inplannen, dozenlevering plannen
4	Facturatie	Facturen aanmaken, versturen en opvolgen	Factuur aanmaken, betaling controleren, herinnering versturen
5	Garantiecertificaten	Schouten Zekerheid certificaten aanvragen en goedkeuren	Certificaat aanvragen (5 dagen voor verhuizing), certificaat controleren
6	Boekhoudkoppeling	Synchronisatie met je boekhoudpakket controleren	Factuur synchroniseren met Exact/Snelstart/Yuki
7	Schade	Schademeldingen afhandelen	Schade registreren, foto's beoordelen, schade afhandelen met klant
8	HRM	Verlof, ziekte, declaraties en personeelszaken	Certificaat medewerker verloopt, contract loopt af, jaargesprek plannen

Tip: Begin met deze standaard 8 teams. Ze zijn afgestemd op de typische werkwijze van een verhuisbedrijf. Pas ze later aan als je merkt dat er iets mist of anders moet.

Hoe teams werken

Als een taak wordt aangemaakt (bijvoorbeeld: een nieuwe offerte komt binnen), gebeurt het volgende:

Het systeem kijkt naar het team dat aan deze taak gekoppeld is (bijvoorbeeld: team Verkoop)
Alle medewerkers die in dat team zitten, zien de taak op hun startpagina
Een van de teamleden pakt de taak op en vinkt hem af
De taak verdwijnt bij iedereen van de startpagina

Dit betekent: als je in meerdere teams zit, zie je alle taken van die teams. Als je alleen in team Planning zit, zie je alleen planningstaken.

Voorbeelden: wie hoort in welk team?

Hieronder voorbeelden van typische rolverdelingen bij verschillende bedrijfsgroottes.

Klein verhuisbedrijf (2-3 personen)

Bij een kleiner bedrijf doet een persoon vaak meerdere functies. Dat is geen probleem - een medewerker kan in meerdere teams zitten.

Medewerker	Functie	Teams
Jan	Eigenaar (doet alles)	Alle 8 teams
Lisa	Administratie/planning	Verkoop, Planning, Facturatie, Boekhoudkoppeling

Middelgroot verhuisbedrijf (5-10 personen)

Medewerker	Functie	Teams
Robert	Eigenaar/directeur	Algemeen, Verkoop, Facturatie
Barbara	Administratie	Facturatie, Boekhoudkoppeling, HRM
Mark	Planner	Planning, Algemeen
Petra	Verkoop binnendienst	Verkoop, Garantiecertificaten
Sandra	Administratief medewerker	Facturatie, Schade

Groot verhuisbedrijf met meerdere vestigingen

Medewerker	Functie	Vestiging	Teams
Robert	Directeur	Beide	Algemeen, Verkoop
Barbara	Facturatie	Eindhoven	Facturatie, Boekhoudkoppeling
Mark	Planner	Eindhoven	Planning
Dennis	Planner	Veldhoven	Planning
Petra	Verkoop	Eindhoven	Verkoop, Garantiecertificaten
Sandra	HRM	Beide	HRM, Schade

Tip: Maak een lijstje voordat je begint. Schrijf per medewerker op welke taken diegene in de praktijk uitvoert. Dat maakt het toewijzen aan teams veel makkelijker.

Tips

Begin met de standaard 8 teams. Pas later aan als je merkt dat er iets mist. De meeste bedrijven komen prima uit met de standaard teams.
Test eerst met kleine groep. Voeg eerst een paar teamleden toe en test hoe het werkt. Breid daarna uit naar het hele team.
Niet te veel teams aanmaken. Meer teams lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk wordt het alleen maar ingewikkelder. Houd het simpel.
HRM-taken pas activeren na de livegang. Verlof, ziekte en declaraties zijn een apart project. Activeer deze taken pas als de basisfuncties (verkoop, planning, facturatie) stabiel draaien. Doe dit minimaal een maand na de livegang.

Let op

Alleen backoffice-medewerkers verschijnen in de teamlijst. Medewerkers met alleen de vaardigheid Verhuizer of Voorman (zonder Administratie of Planner) kun je niet aan teams toevoegen. Dat is logisch: zij werken in de app, niet in de backoffice.
Te veel teams maakt het systeem onoverzichtelijk. Als je 15 teams hebt, weet niemand meer waar een taak thuishoort. Blijf bij de standaard 8 teams tenzij je een heel goede reden hebt om uit te breiden.

Meer weten?

Invoeren teams (voor taken) - Teams aanmaken en samenstellen
Alles over taken - Volledig overzicht van het takensysteem

Volgende stap: Teamleden beheren - voeg medewerkers toe aan teams en regel backup bij ziekte of vakantie.