De berichten die Bas naar je klanten stuurt, gebruik je de huisstijl van je bedrijf. Je kunt het logo, de kleuren en de teksten aanpassen zodat de berichten aansluiten bij je eigen communicatiestijl.
De berichten gebruiken een visuele drag-and-drop editor - dezelfde editor als voor documenttemplates. Als je al weet hoe je een offerte-template opmaakt, kun je hetzelfde doen voor berichtgevingen.
Tip: Wil je meer leren over de editor? Lees het artikel Offerte template opmaken. De werkwijze is identiek, alleen de beschikbare variabelen verschillen.
Je kunt de volgende blokken gebruiken om je berichten op te maken:
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Klantberichtgevingen. Je ziet een overzicht van alle 13 berichten. Klik op een bericht om het te openen.
Bij elk bericht zie je de beschikbare talen (standaard Nederlands en Engels). Klik op het potloodje naast de taal om de editor te openen.
Tip: Gebruik voor e-mailtemplates bij voorkeur een PNG met witte achtergrond in plaats van een transparante PNG. Sommige e-mailprogramma's (bijv. Outlook dark mode) geven transparante achtergronden een donkere kleur, waardoor je logo onleesbaar kan worden.
Wil je je Google-score, RVB-keurmerk of Topmovers-logo in je berichten tonen? Voeg onderaan het bericht een afbeeldingsblok toe met je badges.
Je kunt ook een review-afbeelding met sterren toevoegen aan je berichten. Denk aan een afbeelding met je Google Reviews-score en sterren. Dit versterkt het vertrouwen bij de klant en stimuleert hen om ook een review achter te laten.
Tip: Stel de huisstijl in op een bericht (bijv. het offertebericht), en kopieer die stijl dan naar de andere berichten. Dat scheelt je 12 keer hetzelfde werk.
Heb je een blok gemaakt dat je in meerdere berichten wilt gebruiken (bijv. je footer met contactgegevens of een review-badge)? Sla het blok op als herbruikbaar element. Je kunt het vervolgens in elk ander bericht invoegen zonder het opnieuw te hoeven opmaken. Dit maakt het bewerken van je berichten een stuk efficienter.
Variabelen worden automatisch ingevuld met gegevens uit het dossier. Je voegt ze toe via het Variabelen dropdown menu in de editor - je hoeft geen code te schrijven.
De variabele wordt automatisch toegevoegd in de notatie ##{{variabelenaam}}. Bij het versturen wordt deze vervangen door de echte waarde.
De variabelen zijn gegroepeerd in categorieën:
Gegevens van jouw bedrijf, zoals bedrijfsnaam, logo, contactgegevens, etc.
Je wilt een persoonlijke begroeting met de voornaam van de klant:
Bij het versturen wordt dit automatisch: "Beste Jan"
Naast variabelen heeft de editor ook een Slimme tekst functie. Deze kan helpen bij het formuleren van professionele berichten. Klik op de knop Slimme tekst in de toolbar om deze te gebruiken.
Wil je tekst tonen op basis van bepaalde voorwaarden? Je kunt if-statements gebruiken met Twig/Jinja2 syntax.
{% if employee.firstName == 'Casper' and employee.lastName == 'Janssen' %}Zoals besproken hierbij een korte bevestiging van de zojuist gemaakte afspraak:{% else %}Hierbij bevestigen wij de afspraak:{% endif %}
Let op: If-statements zijn voor geavanceerde gebruikers. Voor de meeste berichten heb je alleen variabelen nodig.
Standaard zijn alle 13 berichten beschikbaar in Nederlands en Engels. Het systeem stuurt automatisch de juiste taalversie op basis van de taalinstelling van het dossier.
De meeste berichten hebben al een Engelse standaardvertaling. Controleer of de vertaling bij je bedrijf past en pas aan waar nodig.
Je kunt bijlagen toevoegen aan een berichtgeving. Denk aan inpakinstructies, algemene voorwaarden of een brochure. De bijlage wordt automatisch meegestuurd bij elk bericht van dat type.
Je voegt een PDF met inpakinstructies toe aan het bericht "Verhuizing nadert". Elke klant die dit bericht ontvangt, krijgt automatisch de inpakinstructies als bijlage mee. Je hoeft dit niet per dossier in te stellen.
Tip: Houd bijlagen compact (max een paar MB). Grote bijlagen vergroten de kans dat je e-mail in de spamfilter belandt.
Je kunt een BCC-adres instellen zodat een kopie van elke verstuurde e-mail naar een intern adres gaat.
Ga naar Instellingen > Berichtgevingen > BCC en vul het e-mailadres in.
Tip: Stel BCC in op een algemeen bedrijfsadres (bijv. [email protected]) zodat meerdere collega's de kopie kunnen inzien.
Volgende stap: Berichtgevingen beheren