Dit artikel beschrijft hoe verhuizers de app gebruiken tijdens een normale werkdag. Van het bekijken van de planning 's ochtends tot het afronden van de klus.
De verhuizer opent de app en ziet welke klus(sen) vandaag gepland staan. De app toont de komende 7 dagen vooruit (dit is een vaste waarde in het systeem; in de toekomst wordt dit instelbaar).
Per klus ziet hij: - Met welk team hij werkt - Welk voertuig er ingepland is - De vertrektijd - Het laadadres en losadres
Alles wat op kantoor is ingevuld bij het dossier is hier zichtbaar.
Tip: Hoe beter je het dossier invult op kantoor, hoe minder vragen verhuizers hebben. Vul alle instructies en materialen goed in, zodat verhuizers precies weten wat ze nodig hebben.
Tik op het laadadres of losadres om direct de navigatie te openen.
De app opent Google Maps of Apple Maps, afhankelijk van wat er op de telefoon staat. De verhuizer kan direct navigeren zonder het adres over te typen.
Dit werkt voor zowel het laadadres als het losadres.
Tik op de klus voor alle details.
Je ziet: - Instructies (derde verdieping zonder lift, piano, bijzonderheden) - Materialenlijst (wat je mee moet nemen uit de loods) - Documenten (inventarislijst, foto's van de taxatie, plattegrond) - Teamleden - Klantgegevens (naam, telefoon)
Let op: De app toont bewust geen financiele informatie. Geen offertebedragen, geen tarieven, geen financiele gegevens van de klant. Dit is een bewuste keuze.
De voorman registreert welke materialen er op een klus worden gebruikt.
Dit gaat om: - Hoeveel dozen er zijn achtergelaten bij de klant - Welke extra materialen er zijn gebruikt (dekens, tape, beschermhoezen)
De materialenlijst in de app is bedoeld voor extra's, niet voor de standaard auto-uitrusting.
Tip: De verhuisdekens, dollies en spanbanden die standaard in elke auto zitten hoef je niet te registreren. Het gaat om de extra's die per klus verschillen.
Verhuizers kunnen foto's maken en uploaden vanuit de app.
Dit is handig voor: - Schaderegistratie (foto van bestaande of nieuwe schade) - Bewijs van aflevering (foto van de situatie na het lossen) - Bijzonderheden (een smalle trap, een parkeerprobleem)
De foto's worden direct gekoppeld aan het dossier en zijn zichtbaar op kantoor.
Tip: Als je taxateurs een iPad laat gebruiken, neem er dan eentje met een SIM-kaart. Foto's uploaden in kelders of bij slechte WiFi lukt alleen met mobiel internet.
Schademeldingen zijn een belangrijk onderdeel van de app. Er zijn twee typen:
Bestaande schade (bij aankomst): Fotografeer bestaande schade aan spullen van de klant bij aankomst. Dit beschermt je als er later een claim komt.
Nieuw ontstane schade (tijdens of na de klus): Als er iets beschadigd raakt, meld dit direct.
Open de klus in de app. Ga naar Schade melden. Kies of het bestaande schade is of nieuw ontstane schade. Maak foto's van de schade. Voeg een beschrijving toe. Sla op.
Let op: Als er een schademelding binnenkomt met "nieuw ontstane schade", wordt er automatisch een taak aangemaakt voor het schadeteam op kantoor.
Aan het einde van de klus laat de voorman de klant tekenen op het scherm van de telefoon.
Open de klus in de app. Kies Handtekening. De klant tekent op het scherm. Bevestig en sla op.
De handtekening wordt gekoppeld aan het dossier en is zichtbaar op kantoor. Dit vervangt de papieren werkbon.
Tip: Tekenen op een scherm is intuitief. Het is hetzelfde als op een papieren bon tekenen. Zelfs oudere klanten kunnen hier prima mee overweg.
Als je Mollie hebt geactiveerd, kan de voorman de klant op locatie laten betalen via iDEAL.
Open de klus in de app. Kies Betalen. Het systeem toont het factuurbedrag. De klant scant de QR-code of opent de betaallink op zijn eigen telefoon. De klant betaalt via iDEAL. De betaling wordt direct geregistreerd in het systeem.
Tip: Mollie iDEAL verlaagt de gemiddelde betaaltijd van 16 dagen naar 1,2 dagen. Bij sommige bedrijven betaalt 40% van de klanten al via de iDeal-knop.
De app toont bewust geen financiele informatie:
Dit is een bewuste keuze. Verhuizers hoeven niet te weten wat de klant betaalt.
De voorman registreert vier tijdstippen per medewerker per klus:
| Moment | Wat wordt geregistreerd |
|---|---|
| Vertrektijd | Vertrek vanaf de loods of startpunt |
| Begintijd klant | Aankomst bij de klant |
| Eindtijd klant | Vertrek bij de klant (laden of lossen klaar) |
| Eindtijd loods | Terug bij de loods of eindpunt |
Tussen elk tijdstip moet minimaal 15 minuten verschil zitten. De tijden worden afgerond op kwartieren.
Let op: Het systeem blokkeert het invullen van uren voor de dag van tevoren. Dit is een bewuste keuze om fraude te voorkomen. Als er een correctie nodig is, moet kantoor dit doen.
Volgende artikel: Voorman-functies in de app