Bij de livegang zet je alle koppelingen van test naar live. Dit is een van de meest kritieke stappen: als een koppeling op test blijft staan, lijkt alles te werken maar gebeurt er niets achter de schermen. In dit artikel loop je door alle koppelingen die je moet controleren.
Dit is een van de belangrijkste stappen. Bas verstuurt 13+ automatische e-mails aan je klanten. Als die op het verkeerde moment uitgaan, heb je een probleem.
Zet bij de livegang alles uit behalve deze twee:
| Berichtgeving | Waarom aan |
|---|---|
| Offerte verstuurd | Klant moet de offerte ontvangen |
| Factuur verstuurd | Klant moet de factuur ontvangen |
Je kunt ervoor kiezen om de overige berichten stap voor stap in te schakelen:
| Wanneer | Welke berichten |
|---|---|
| Na 2-4 weken | Taxatiebevestiging, verhuizing nadert, dozenophaalherinnering |
| Na 1-2 maanden | Offerte-herinneringen, factuurherinneringen, garantiecertificaat |
Controleer voor de livegang:
Tip: Sommige bedrijven kiezen ervoor om het bericht "afspraakwijziging" niet aan te zetten in de beginfase. Elke kleine aanpassing in de planning - een medewerker wisselen, een tijdstip 15 minuten verschuiven - stuurt anders direct een bericht naar de klant. Dit is niet gebruikelijk, maar het kan handig zijn als je nog aan het wennen bent met de planning.
Dit is een van de meest voorkomende fouten bij de livegang. Als de testmodus van Mollie nog aanstaat, lijkt alles te werken: klanten betalen, je ziet de betaling in het systeem. Maar er komt geen geld binnen. Alles wordt betaald, maar er gebeurt niets op je bankrekening.
Stappenplan:
Let op: Doe deze check op de dag van de livegang, niet eerder. Als je Mollie tussentijds weer op test zet voor een oefensessie en vergeet het terug te schakelen, heb je precies het probleem dat je wilt voorkomen.
Tip: Mollie iDEAL verlaagt de gemiddelde betaaltijd van 16 dagen naar 1,2 dagen. Bij sommige bedrijven betaalt 40% van de klanten al via de betaalknop. Zorg dus dat dit werkt voor de livegang - het is een van de snelste manieren om je cashflow te verbeteren.
Tijdens het oefenen heb je waarschijnlijk testfacturen verstuurd naar je boekhoudpakket (Exact Online, Snelstart, Yuki of AFAS). Die testfacturen wil je niet in je echte boekhouding hebben. De oplossing is simpel: je past de startdatum van de boekhoudkoppeling aan.
Hoe het werkt:
Waarom dit belangrijk is: Als je dit vergeet, komen je testfacturen in de echte boekhouding terecht. Dat levert gedoe op met je boekhouder en extra werk om het te corrigeren.
Tip: Laat de livegang samenvallen met het begin van een nieuwe maand of een nieuw kwartaal. Dan heb je meteen een schone boekhoudperiode en schone financiele rapportage.
Let op: Doe dit voor je de eerste echte factuur verstuurt. Communiceer dit ook met je boekhouder, zodat die weet vanaf welke datum facturen uit Bas binnenkomen.
Als je garantiecertificaten aanbiedt via Schouten Zekerheid, moet de koppeling goed staan. Controleer de volgende punten:
Test dit door een oefendossier aan te maken, een garantiecertificaat aan te vragen, en te controleren of de aanvraag aankomt bij Schouten Zekerheid.
Tip: Als je pas later garantiecertificaten wilt aanbieden, kun je deze koppeling nu overslaan en later activeren.
Als je een leadkoppeling hebt (bijvoorbeeld via je website of een offerteformulier), controleer dan of nieuwe aanvragen correct binnenkomen in Bas.
Test het proces:
Let op: Als de koppeling niet goed werkt, komen nieuwe aanvragen niet in Bas terecht. Dat betekent gemiste klussen. Test dit dus goed voor de livegang.
Houd deze volgorde aan bij de livegang:
| Stap | Wat | Wanneer |
|---|---|---|
| 1 | Berichtgevingen uitzetten (behalve offerte/factuur) | Voor data-import |
| 2 | Startdatum boekhoudkoppeling aanpassen | Voor eerste echte factuur |
| 3 | Mollie van test naar live schakelen | Op de dag van livegang |
| 4 | Schouten Zekerheid koppeling controleren (indien van toepassing) | Voor livegang |
| 5 | Website/leadkoppeling testen | Voor livegang |
Volgende artikel: Systeem schoonvegen voor livegang