De livegang is het moment waarop je overstapt van oefenen naar echt werken met Bas. Met deze checklist controleer je of alles klaarstaat. Loop alle punten door voordat je je eerste echte klus draait.
Belangrijk: de livegang is geen event van een dag. Het is een periode van 1-2 weken waarin je geleidelijk overschakelt. Plan een parallel-draaiperiode van minstens een maand: draai je oude werkwijze en Bas tegelijk. Zo kun je altijd terugvallen op het oude systeem als er iets misgaat.
Stap 1 - Pakketten geconfigureerd en getest
Je pakketten zijn de basis van je facturatie. Controleer of je minimaal deze pakketten hebt:
- Basispakket particulier (rechtstreeks verhuizing)
- Aanvullende pakketten voor je andere diensten (zakelijk, opslag, etc.)
Test elk pakket door een oefendossier aan te maken en de hele flow te doorlopen: van offerte tot factuur. Controleer of de bedragen kloppen, de BTW juist is, en de omzetgroepen correct gekoppeld zijn.
Let op: Pakketten zijn het meest complexe onderdeel van Bas. Als je twijfelt of een pakket goed staat, maak dan een testofferte en vergelijk de bedragen met hoe je het nu berekent. Klopt het niet? Neem contact op voordat je live gaat.
Stap 2 - Templates goedgekeurd
Controleer je documenttemplates op de volgende punten:
Maak voor elke template een voorbeeld-PDF en bekijk deze op je scherm en op papier. Let op:
- Past de tekst op een pagina, of loopt het over naar pagina 2?
- Staan de variabelen correct? (geen lege velden of foutmeldingen)
- Klopt het logo en de positionering?
Tip: Stuur een testofferte en testfactuur naar je eigen e-mailadres. Bekijk hoe het eruitziet in de mailbox van je klant. Dat is de echte test.
Stap 3 - Account opgeschoond
Na de oefenperiode zit je account vol met testdossiers, nep-offertes en oefenfacturen. Die moeten eruit voor de livegang. Dit doet het Bas-team voor je.
Wat wij verwijderen: - Alle testdossiers en oefenklussen - Testfacturen (die niet naar de boekhouding zijn gestuurd) - Oefenoffertes - Test-debiteuren (nep-klanten met fictieve e-mailadressen) - Testopslagdossiers
Wat blijft staan: - Alle instellingen (pakketten, templates, berichtgevingen, koppelingen) - Medewerkers en voertuigen - Dozen, materialen, loodsen - Omzetgroepen en boekhoudkoppeling
Let op: Probeer niet zelf het account op te schonen. Het verwijderen van dossiers is bewust beperkt in het systeem. Laat dit altijd door het Bas-team doen.
Stap 4 - Oefenscenario's doorlopen
Voordat je live gaat, moet je de belangrijkste scenario's minstens een keer hebben doorlopen. Zorg dat je deze scenario's hebt doorlopen:
- Nieuw dossier aanmaken - klant invoeren, klus aanmaken, gegevens invullen
- Offerte maken en versturen - pakket selecteren, offerte opmaken, versturen naar klant
- Offerte-akkoord verwerken - akkoord registreren, status bijwerken
- Klus inplannen - voertuig en medewerkers toewijzen, datum en tijd instellen
- Factuur maken en versturen - factuur opmaken, controleren, versturen
- Betaling verwerken - Mollie-betaling ontvangen of handmatig betaling registreren
Aanvullende scenario's (indien van toepassing): - Opslag-dossier aanmaken en opslagfactuur versturen - Zakelijk dossier met referentienummer verwerken - Garantiecertificaat aanvragen via Schouten Zekerheid - Creditnota maken
Tip: Je hoeft niet alles perfect te kunnen. 70% kennen bij livegang is voldoende. Maar de basisflow (dossier, offerte, factuur) moet je wel zelfstandig kunnen doorlopen. Een goede oefening: voer tijdens de testperiode elke offerte-aanvraag dubbel in - een keer in je oude systeem en een keer in Bas. Zo oefen je met echte data en kun je de resultaten vergelijken.
Stap 5 - Handleiding en medewerkers voorbereiden
Je medewerkers moeten klaar zijn voor de livegang. Dat betekent niet dat ze alles hoeven te weten, maar ze moeten de basis begrijpen.
Wat bereid je voor:
- Maak een A4-handleiding met screenshots voor je verhuizers. Houd het simpel: hoe open ik de app, hoe zie ik mijn planning, hoe navigeer ik naar het adres.
- Begin met 1-2 ambassadeurs: kies digitaal vaardige medewerkers die open staan voor nieuwe dingen. Laat hen proefdraaien met de app. Zij worden je ambassadeurs die het later aan collega's uitleggen.
- Zorg dat fictieve e-mailadressen zijn gewijzigd naar echte adressen. Als je tijdens het oefenen nep-adressen hebt gebruikt, moeten die nu kloppen.
Verwachtingen managen: - "We gaan werken met een nieuw systeem. De eerste weken worden even wennen." - "Je hoeft niet alles meteen perfect te doen. 70% kunnen is voldoende." - "Als je ergens niet uitkomst, vraag het aan [de ambassadeur] of bel kantoor."
Tip: Plan een korte app-demonstratie van 10 minuten met je team. Laat zien hoe ze hun planning bekijken, hoe ze naar het adres navigeren, en hoe ze de klus bekijken. Meer hoeven ze niet te weten op dag 1.
De volledige checklist
Hier is de complete go/no-go checklist. Alles moet "ja" zijn voordat je live gaat.
Systeem en data
- Account is opgeschoond (testdata verwijderd door Bas)
- Alle medewerkers zijn aangemaakt met correcte gegevens
- Voertuigen staan erin met juiste type (vrachtwagen/voertuig)
- Dozen en materialen zijn ingevoerd
- Loodsen en opslaglocaties zijn geconfigureerd (indien van toepassing)
Templates en pakketten
- Offerte-template(s) zijn goedgekeurd (preview bekeken en akkoord)
- Factuur-template(s) zijn goedgekeurd
- Minimaal het basispakket (particulier rechtstreeks) is geconfigureerd
- Aanvullende pakketten zijn geconfigureerd (zakelijk, opslag, etc.)
- Omzetgroepen zijn aangemaakt en gekoppeld aan grootboekrekeningen
Koppelingen
- Boekhoudkoppeling is werkend (testfactuur succesvol verstuurd en gecontroleerd)
- Startdatum boekhoudkoppeling is aangepast naar livegang-datum
- Mollie is van testmodus naar live geschakeld
- Mollie-betaalknop werkt in de factuur-e-mail
- Schouten Zekerheid is gekoppeld (indien van toepassing)
- Website/leadkoppeling werkt (indien van toepassing)
Berichtgevingen
- Alle berichtgevingen zijn uitgezet behalve offerte en factuur
- Huisstijl (logo, kleuren) is correct in alle berichten
- Teksten zijn goedgekeurd
- BCC-adres is ingesteld (indien gewenst)
Medewerkers
- Minimaal 1-2 medewerkers hebben de app getest
- Handleiding A4 is beschikbaar voor verhuizers
- Fictieve e-mailadressen zijn gewijzigd naar echte adressen
Overgangsperiode
- Papieren werkbonnen zijn beschikbaar als backup voor de eerste dagen
- Parallel draaiperiode is gepland (minstens een maand dubbel draaien)
- 1-2 ambassadeurs zijn aangewezen en hebben de app getest
Oefening
- Je kunt zelfstandig een nieuw dossier aanmaken
- Je kunt zelfstandig een offerte maken en versturen
- Je kunt zelfstandig een factuur maken en versturen
- Je kunt zelfstandig een klus inplannen
- Je weet hoe je support kunt bereiken (chatbubbel, e-mail)
- Je hebt offerte-aanvragen dubbel ingevoerd als oefening
Tips
- Houd papieren werkbonnen als backup de eerste dagen. Zelfs als de app werkt, geeft een papieren backup vertrouwen aan je team. Na een paar dagen kun je de papieren bonnen loslaten.
- Draai minstens een maand parallel. Voer klussen zowel in je oude systeem als in Bas in. Zo kun je altijd terugvallen en vergelijk je de resultaten.
- 70% kennen is voldoende. Je hoeft niet alles perfect te kunnen op dag 1. De basisflow (dossier, offerte, factuur) moet je kennen, de rest leer je al werkende weg.
- Begin met 1-2 ambassadeurs. Kies digitaal vaardige medewerkers en laat hen eerst een week met de app werken. Zij vertellen het daarna aan collega's - dat werkt beter dan een grote groepspresentatie.
- Voer elke offerte-aanvraag dubbel in. Tijdens de testperiode voer je elke echte aanvraag ook in Bas in. Zo oefen je met echte data en merk je snel waar je vastloopt.
- Kies een rustig moment voor de livegang. Niet midden in het hoogseizoen of vlak voor de feestdagen. Halverwege de maand of het begin van een nieuwe maand werkt het best.
- Wees bereikbaar voor je team in de eerste dagen. De verhuizers hebben vragen, de planning klopt niet helemaal, een factuur ziet er anders uit dan verwacht. Dat is normaal.
- Begin met eenvoudige klussen. Plan je eerste echte klus in Bas als een relatief simpele verhuizing. Niet meteen de complexe bedrijfsverhuizing met opslag.
- Verwacht geen perfectie in week 1. De eerste weken zijn onwennig. Dat is normaal. Na 2-3 weken draait het systeem en voelt het als de nieuwe routine.
Let op
- Alles tegelijk willen doen is een valkuil. Begin met de basis (dossier, offerte, factuur, planning) en breid later uit met HRM, urenregistratie en meer berichtgevingen.
- Berichten niet uitzetten voor de data-import zorgt ervoor dat bestaande klanten onverwachte e-mails ontvangen. Zet altijd eerst alle berichten uit voordat je bestaande dossiers gaat invoeren.
Volgende artikel: Koppelingen van test naar live zetten