Met een boekhoudkoppeling zet Bas je definitieve facturen elk uur als verkoopboeking in je boekhoudpakket, en haalt Bas betalingen terug. Je stelt de koppeling in onder Instellingen > Koppelingen.
Voor wie: beheerders
Bas kan koppelen met Exact Online, Exact Globe, SnelStart, Yuki, Reeleezee, King Finance en Octopus. Hoe je per pakket verbindt, staat in het artikel van dat pakket. Dit artikel legt uit wat er bij elke koppeling gebeurt.
Bas zet een factuur door als hij aan drie voorwaarden voldoet:
De factuurdatum kies je bij het definitief maken van de factuur. Zet je die in het verleden, dan gaat de factuur mee in de volgende ronde, zolang de datum na de startdatum ligt.
Een nieuwe koppeling krijgt als Startdatum de dag waarop je hem verbindt, en heeft nog geen grootboekrekeningen en btw-codes. Bas zet de facturen van die dag al in de volgende ronde door, en die mislukken. Stel de koppeling daarom direct na het verbinden in. Probeer facturen die al zijn mislukt daarna opnieuw.
In het venster waarin je de koppeling activeert, staat dat de koppeling "dagelijks" doorzet. Bas zet facturen en betalingen wel degelijk elk uur door, behalve bij Exact Globe.
Elke factuur wordt één verkoopboeking met het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en de debiteur. Elke factuurregel wordt een boekingsregel met de omschrijving, het bedrag, de btw-code en de grootboekrekening, en eventueel een kostenplaats.
Welke grootboekrekening een regel krijgt, hangt af van hoe je de grootboeken koppelt: per btw-code, per omzetgroep of per identiteit. Elke regel op een factuur heeft een eigen omzetgroep en een eigen btw. Die komen uit het pakket van het dossier, of je kiest ze zelf op de factuur. Hoe je dat instelt, lees je in Grootboekrekeningen en btw koppelen.
Staat de klant nog niet in je boekhoudpakket, dan maakt Bas hem aan als debiteur. Bas neemt de naam, het factuuradres, het e-mailadres en het telefoonnummer mee. Bij een bedrijf stuurt Bas ook het btw-nummer mee, en bij SnelStart en Reeleezee ook het KvK-nummer. Bij Exact Online gaan het btw- en KvK-nummer niet mee. Het debiteurnummer is het klantnummer uit Bas, met het Debiteuren voorloopnummer ervoor als je dat hebt ingevuld.
Daarna werkt Bas de debiteur niet meer bij. Verandert het adres van een klant in Bas, pas het dan ook aan in je boekhoudpakket.
Verwijder of voeg je een debiteur samen in je boekhoudpakket, dan kan Bas hem niet meer vinden en mislukt de volgende factuur. Hoe je dat oplost, lees je in Een factuur komt niet door in je boekhouding.
Een creditfactuur (in België: creditnota) gaat mee als een gewone factuur met negatieve bedragen. De regels houden hun omzetgroep en btw.
Bas zet bovenaan elke creditfactuur een regel "Creditfactuur voor factuur" met het nummer van de oorspronkelijke factuur. Die regel heeft een bedrag van 0 en geen omzetgroep. Koppel je grootboeken per omzetgroep, stel dan een Standaard grootboekrekening in. Anders mislukt elke creditfactuur op die regel.
Betaalt een klant via Mollie, dan zet Bas de factuur in Bas op betaald. Bas stuurt die betaling niet naar je boekhoudpakket. Daar letter je de ontvangst af tegen de bankafschrijving of de uitbetaling van Mollie.
Lukt het doorzetten niet, dan krijgt de factuur de status Gefaald en maakt Bas een taak voor je aan. De factuur staat dan bij de koppeling op het tabblad Aandacht nodig. De andere facturen gaan wel door.
Wat je dan doet, lees je in Een factuur komt niet door in je boekhouding.