Een document-template bepaalt hoe je offertes, facturen en werkbonnen eruitzien. Een klantbericht is de e-mail die Bas daarbij naar je klant stuurt. Je stelt allebei in onder Instellingen > Werkwijze.
Voor wie: beheerders
Twee soorten templates
- Document-templates vind je onder Instellingen > Werkwijze > Document-templates. Daarin bouw je de opmaak van een offerte, factuur of werkbon: je logo, je teksten, de tabel met regels en je voorwaarden. Bas maakt er een PDF van.
- Klantberichten vind je onder Instellingen > Werkwijze > Klantberichtgeving. Dat zijn de automatische e-mails, zoals de mail bij een offerte, de afspraakbevestiging en de betalingsherinnering.
Een offerte die je verstuurt, bestaat dus uit twee delen: de PDF uit de document-template, en de e-mail uit het klantbericht.
Soorten document-templates
Elke document-template heeft een Type document en een Type template.
- Type document is Offerte, Factuur of Contract. Met Contract bedoelt Bas de werkbon die je klant in de app aftekent bij het afronden van een afspraak.
- Type template bepaalt bij welk soort dossier of document de template hoort: Verhuizing (in België: Verhuis), Verhuizing met opslag (in België: Verhuis met opslag), Verhuisliftklus, Transport, Opslag, Creditfactuur, Handmatig of Standaard.
Welke template Bas gebruikt
Bas kiest de template in deze volgorde:
- Staat er in het pakket van het dossier een template bij de offerte, het factuurmoment of het tekenmoment, dan gebruikt Bas die.
- Staat er geen template in het pakket, dan kiest Bas de template met het type dat bij het dossier past. Bij een verhuizing is dat Verhuizing (in België: Verhuis), of Verhuizing met opslag als de klant opslag afneemt. Bij een verhuisliftklus is dat Verhuisliftklus, en bij een factuur voor opslag Opslag.
- Bestaat dat type niet, dan gebruikt Bas Standaard. Bij een transport kiest Bas de template Transport niet vanzelf, en gebruikt Bas ook Standaard.
Een creditfactuur krijgt de template Creditfactuur. Heb je die niet, dan krijgt de creditfactuur de template van de oorspronkelijke factuur, en anders Standaard.
Bij een losse offerte of factuur kies je de template zelf, in het veld Financiële template.
Werk je met meerdere handelsnamen, dan hoort elke template bij een identiteit. Bas kiest dan alleen uit de templates van de identiteit van het dossier.
In welke taal
Een template heeft een versie per taal. Bas maakt de PDF en de e-mail in de taal van je klant. Bestaat die taal niet, dan kiest Bas een andere variant van dezelfde taal, daarna Engels (Verenigde Staten) en anders een andere taal van de template. Hoe dat precies gaat, lees je in Templates per taal en per identiteit.
Hoe je talen beheert, lees je in Templates per taal en per identiteit.
Hoe Bas e-mails verstuurt
- Klantberichten gaan alleen per e-mail, niet per sms of WhatsApp.
- De afzender is altijd een adres van Bas, met de naam van je bedrijf. Je kunt geen eigen domein als afzender instellen.
- Antwoordt je klant, dan komt dat antwoord binnen op het E-mailadres voor antwoorden dat je bij het klantbericht instelt. Is dat leeg, dan komt het antwoord op het e-mailadres van de identiteit, of zonder identiteit op het e-mailadres van je bedrijf.
- Elke verstuurde e-mail bewaart Bas bij de klant en het dossier.
- Komt een e-mail niet aan, dan maakt Bas een taak voor je aan.
Wat Bas hier niet doet
- Bas stuurt klantberichten niet per sms of WhatsApp.
- Bas kan geen e-mail versturen vanaf je eigen domein.
- Er is geen testmail. Je ziet de PDF in het Voorbeeld van de template.
Zie ook