Je past een document-template aan onder Instellingen > Werkwijze > Document-templates. Een nieuwe template maak je altijd als kopie van een bestaande, en in de editor pas je per taal de opmaak en de teksten aan.
Voor wie: beheerders
Hoe templates werken en welke template Bas kiest, lees je in Hoe templates en klantberichten werken.
In de editor staan eigen blokken van Bas. Bij een offerte zijn dat Offerte regels, Offerte uurtarief regels en Verhuisgegevens, bij een factuur Factuur regels. Die blokken vullen zichzelf met de regels en adressen van het dossier.
Klik na elke wijziging op Voorbeeld en kijk of de PDF klopt. Zit er een fout in de template, dan zie je dat meteen: de PDF wordt niet gemaakt en er staat "PDF kan niet worden gemaakt, controleer de template.". Zolang die fout er is, kun je met deze template geen offerte of factuur versturen of downloaden. Herstel dan eerst de laatste wijziging.
Bij een template van het type Contract toont Bas geen voorbeeld.
Een nieuwe template is altijd een kopie van een template die je al hebt.
Een template van het type Handmatig gebruikt Bas niet vanzelf. Je kiest hem zelf in een pakket of bij een losse offerte of factuur.
Je logo upload je niet in de template, maar bij je bedrijf: Instellingen > Account > Bedrijfsgegevens, met Logo uploaden. Werk je met meerdere handelsnamen, dan upload je het logo per identiteit onder Instellingen > Account > Identiteiten.
In de template staat het logo als variabele. Zo krijgt elke handelsnaam vanzelf haar eigen logo.
Kleuren en lettertype stel je per template in de editor in. Wil je dezelfde huisstijl in al je documenten, dan kan dat met eigen CSS in Documentopmaak. Die pagina zet support per persoon aan. Lees Kop- en voettekst en eigen CSS instellen.
Zonder Documentopmaak pas je elke template aan, of maak je nieuwe templates als kopie van een template die al goed is.
Een vast voorblad of achterblad, zoals je algemene voorwaarden of een brochure, voeg je per taal toe.
Houd een bestand onder 3 MB, liefst rond 1 MB, en comprimeer een PDF voor je hem uploadt. Elk bestand komt bij elke offerte en factuur mee, en zware bestanden maken je e-mails en je opslag onnodig groot. Voor- en achterbladen werken bij offertes en facturen, niet bij werkbonnen.
Onder Bijlagen voeg je per taal bestanden toe die met elke offerte of factuur mee moeten, zoals je algemene voorwaarden. Die gaan als losse bijlage mee in de e-mail, niet in de PDF.
Houd ook bijlagen onder 3 MB per bestand, liefst rond 1 MB. Een e-mail met meer dan 10 MB aan bijlagen verstuurt Bas niet.
Bas neemt de bijlagen over op het moment dat je de offerte of factuur aanmaakt. Een bijlage die je later toevoegt, komt dus niet op offertes die al bestaan.
Bij Template-details stel je de Verval periode in. Je schrijft die in het Engels, bijvoorbeeld "2 weeks" of "1 week 5 days".
Wil je bij deze template een andere e-mail dan het standaard klantbericht, maak dan een eigen klantbericht en kies dat bij Template-details onder Gekoppelde e-mail-template. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in Klantberichten instellen.
Open Template-details en klik op Verwijderen. Een template van het type Standaard kun je niet verwijderen.
Let op: Bas controleert niet of een pakket de template nog gebruikt. Kijk eerst in je pakketten of de template daar niet meer in staat.