Een pakket legt vast hoe Bas een dossier offreert en factureert. Je kiest bij elk nieuw dossier een pakket, en daaruit haalt Bas de offerte, de factuurmomenten en de tekenmomenten voor dat dossier.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Je beheert je pakketten onder Instellingen > Werkwijze > Pakketten. Je maakt er zoveel als je nodig hebt. Bijvoorbeeld één voor particuliere verhuizingen tegen een vaste prijs, één voor verhuizingen via de opslag en één per zakelijke opdrachtgever.
Een pakket bepaalt vier dingen voor elk dossier dat ermee werkt:
Een pakket hoort altijd bij één type klus en één prijsafspraak. Het type klus is een verhuizing, een verhuisliftklus of een transportklus. De prijsafspraak is Aangenomen klus of Op uurbasis.
Bij een nieuw dossier laat Bas alleen de pakketten zien die bij dat dossier passen. Een particuliere verhuizing tegen een vaste prijs heeft dus een pakket nodig van het type Verhuizing met de prijsafspraak Aangenomen klus. Werk je met meerdere handelsnamen, dan moet het pakket ook bij de Identiteit van het dossier horen. Een identiteit is een handelsnaam waaronder je werkt.
Daarom heb je al snel meer dan één pakket. Voor elke combinatie van type klus en prijsafspraak die je gebruikt, heb je er minstens één nodig.
Daarnaast bestaan er pakketten Zonder klus. Die gebruik je voor een losse offerte of factuur, bijvoorbeeld voor de verkoop van dozen. Bas vult dan de regels van het pakket in, en daarna pas je alles aan zoals je wilt.
De prijs van een dossier ontstaat in drie stappen.
De eindfactuur komt na de laatste afspraak en bevat alle regels die de klant in de offerte heeft geaccepteerd. Extra regels uit het pakket, zoals parkeerkosten, komen daarbovenop.
Heb je eerder in het dossier al een definitieve factuur gestuurd, bijvoorbeeld een aanbetaling of een deelfactuur voor de opslag? Dan trekt Bas die af op de eindfactuur, met een regel "Verwerking factuur" en het factuurnummer. Zo betaalt de klant nooit twee keer. Let op: Bas trekt alle eerdere definitieve facturen van het dossier af, dus ook een losse factuur voor meerwerk. Een conceptfactuur telt niet mee.
Een factuurmoment stuurt nooit uit zichzelf een factuur naar de klant. Bas zet op het juiste moment een taak klaar, en in het dossier verschijnt een knop zoals Nieuwe factuur of Aanbetaling versturen. Daarmee maak je de factuur, je controleert hem en je verstuurt hem.
Hoe snel de taak klaarstaat, stel je per factuurmoment in. Kies je bij de eindfactuur Direct, dan maakt Bas de taak aan zodra het dossier is ingepland. De taak krijgt als datum het geplande einde van de laatste afspraak.
Pas je een pakket aan, dan geldt dat niet voor alles op dezelfde manier. Het verschil zit in wat Bas bij het aanmaken van een dossier overneemt en wat Bas steeds opnieuw uit het pakket leest.
| Onderdeel van het pakket | Geldt een wijziging voor dossiers die al bestaan? |
|---|---|
| Factuurmomenten en factuurregels | Nee. Bas neemt ze over bij het aanmaken van het dossier. |
| Offerte | Ja, vanaf de volgende offerte die je maakt. Offertes die al bestaan, veranderen niet. |
| Tekenmomenten | Ja, voor afspraken die nog moeten worden afgerond. |
Een voorbeeld. Op je eindfactuur staat een vaste regel voor kilometerheffing, en die verhoog je per 1 januari in het pakket. Dossiers die je vanaf dan aanmaakt, krijgen het nieuwe bedrag op de factuur. Dossiers die al in Bas stonden, factureren nog het oude bedrag. Moet een lopend dossier toch het nieuwe bedrag krijgen? Dan haal je de nieuwe factuurmomenten op in het dossier zelf. Hoe dat gaat, lees je in Het pakket van een dossier kiezen of wisselen.
Misschien ken je een pakket ook als facturatiepakket, betaalpakket of klantenpakket. Het gaat dan om hetzelfde: de pakketten onder Instellingen > Werkwijze > Pakketten.
Het woord pakket komt in Bas ook op andere plekken voor. Het verhuispakket met dozen en materiaal is een onderdeel van de calculatie. En je eigen abonnement op Bas heet ook een pakket. Daar gaan deze artikelen niet over.